■ 葉益成（ERA毅業國際組織台灣區負責人暨中華毅業總裁）
電子郵件是生產力的殺手還是助力，就看你如何有效管理。
電子郵件加速訊息傳遞，卻也讓人忙於收看與回覆信件，造成工作中斷與分割。例如，一旦信箱塞爆或網路壅塞，不僅浪費收件者時間，也阻礙重要郵件接收。
如何有效管理電子郵件？不妨開設個人郵件帳號，區分個人郵件與公司郵件，只在早上進辦公室、午休、下班回家時才檢視郵件，你會發現工作更有效率。此外，加速電腦連結、遵守以下規則，相信都有助於減少電子郵件處理時間與相關成本。
1.不收看沒有主旨的郵件，不接收不明郵件。
2.不中斷同一主旨郵件，如此收信人就不需要回頭找舊檔案，以了解前因後果。
3.如果主旨不同，就另行建立新郵件，不要以舊郵件回覆，才不會造成搜尋與檔案整理的困擾。
4.不用與個人或公司名無關的寄信者名稱，以免信件被刪。
5.不亂寄副本。副本收受者應確實與受信者有關，否則會造成彼此困擾。
6.不寄別人不能開啟的檔案。
7.不寄大檔案，特如影像和冗長的冷笑話。
8.不適合放在同一電子郵件寄送群組的人，不要擺在一起。
9.安裝垃圾信件過濾功能與網管監控系統。
10.見面三分情，見面比電話聯絡好，電話聯絡比電子郵件好，電子郵件比不溝通好。
電子郵件在不知不覺中成為企業員工不可或缺的工具。全球企業員工平均每天在電子郵件上花了1.3至1.5小時，占工作時數的16%，台灣也不例外，因此電子郵件管理的重要性不言可喻。
做好電子郵件管理，強化員工正確使用網路資源的習慣，辦公時間專心處理公務，必可提升作業效率，有效降低時間浪費與相關成本。
【2005/06/01 經濟日報】
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