工商時報/經營知識/31版 陳永清
2005/3/11
在網際網路及新興資訊科技的推波助瀾下，現代企業面臨如洪水般湧入的資訊，幾乎任何人、企業都能輕易獲取大量的資訊。儘管可能一時被這些資訊量所癱瘓、淹沒，頂尖企業不但不會抱持鴕鳥心態忽視這些資訊，反而會積極培養管理這些資訊的能力，提升資訊的「品質」。
頂尖企業透過以下步驟監控外部環境變化，從中蒐集資訊：
1.由高階主管擬定監控的優先順序及聚焦的領域
在擬定企業應蒐集與監控的資訊範疇時，若有高階主管參與，將能確保流程與企業整體策略能完美地整合、也更能孕育成為企業習慣的一部份。此外，領導階層的視野較廣，能在必要時調整環境監控的方向，以符合企業目標。
全球知名電子產品製造商東芝(Toshiba)投入大量的人力與財力於外部環境的監控上。東芝成立一獨立的智庫與研究中心，針對事先由高階主管擬定、認為對產品的開發與策略具關鍵意義的議題，由該中心有系統地搜尋並整理來自平面與電子媒體的次級資料，再將這些訊息以摘要等形式，透過內部溝通管道傳遞給其它員工。
2.每個部門指派專人負責審視環境之責
頂尖企業會持續預測總體經濟與市場競爭趨勢，以便能在任何變化發生前即回應之。這種預知的能力，端賴一套有效的環境監控流程，若能由各部門負責貢獻其專業領域的相關資訊，更容易成功。擁有好奇、聰明的員工，加上從多重管道獲取豐富資訊的能力，是2項重要關鍵。
美國喬治亞大學的進修教育中心建立一個綜合環境監控制度，以服務數百名員工，並為整體策略規劃貢獻心力。約50到60名員工依據不同的背景與興趣，被賦予不同的監控任務，他們會寫下所觀察到的趨勢、點子等，交給中心做進一步處理。這些訊息被分門別類地歸類、散佈，並由特定小組加以研究，然後給予行動優先順序。
3.培養資訊貢獻者並給予適當的獎勵
頂尖企業會給予提供寶貴資訊及成功監控環境變化的員工適當的獎勵。此外，也會定期向員工宣示這項活動的重要性，著重4大原則：分享資訊、由主要部門與員工協助管理資訊超載、將資訊納入編制的資料庫中、建立一致的用語與分類。
4.與外部關係人網絡建立互動的資訊流
企業愈來愈重視與利害關係人(客戶、合作廠商、供應商等)維繫緊密的價值鏈關係，以便能分享更廣、更有價值的資訊。聰明的企業，會善用各利害關係人的資訊系統，讓資訊交流成為彼此關係發展的一部份，幫助了解客戶、改善流程，並發掘新商機。部分關係(例如股東及董事)在資訊上的付出要比獲得的還多，而部分關係則要求彼此互蒙其利的資訊分享。頂尖企業會建置電子化的網路系統，方便利害關係人之間相互分享各式情報。
(本文作者為資誠會計事務所副所長暨顧問諮詢服務部營運長)
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