工商時報 金中仁
2004/1/13
員工專業能力因涉及人事地物的改變，提高了企業在建立人力檔案時的困難，企業需善用電腦資料庫的整理與運用，加快尋找適當人選的腳步。
一名大型生化公司的專案經理人曾說過這樣一個故事︰「在剛開始一個計劃時，急需要對某種蛋白質有深入瞭解的專家。我們打電話給人事，透過熟人到處打聽，查遍內部檔案，最後得到一個結論︰公司沒有這種人才。3天後，我在電梯中和一名同事聊到這事。站在旁邊的一名女士轉過頭來對我說︰我的博士論文做的就是這種蛋白質。你想知道什麼？」
類似這樣的故事，不應該發生在資源充分的大企業中。專案經理人在電梯裡找人才，就像店面經理在店頭思考存貨到哪裡去，而IT經理也不應一個一個辦公室地去清點公司裡有幾台電腦一樣，企業應該對於它內部、外部能動員的資源，如存貨、器材，有本清楚的帳，以便隨時動用。
但是人才的帳本，在很多企業中卻不存在。中小企業組織簡單，人事問題不複雜，在需要人才時往往透過非正式的社交管道，東拉西扯地便出來了。「我需要幫忙的時候，直接找心目中的人就行了，」小企業的主管會說。
但是企業終究要長大。經過併購、成長、海外投資、資本國際化等層層蛻變，企業中的非正式組織力量越來越薄弱，專家與專家之間沒法溝通，互相不知道彼此的存在。包括IBM、英國石油等越來越多的大企業，都表示擔憂，企業競爭力將因無法善用內部人才的專業能力而削弱。
到目前為止，大部份企業也沒有什麼好辦法來對應這樣的問題。有的建立內部人才庫，有的則為內部人才的專業建檔。但是人才庫從建立的第1天開始便會出現無限變化，而文字建檔更只能把專家的小部份專業見諸文字，都有失真之處。
麥肯錫企管顧問公司針對企業如何有效徵用內部人才的問題，提出了一個新的解決方法。根據研究，一般企業平日便經常在追蹤內部員工所做的工作與研究，以此為基礎，企業可以埋下人才庫或文字檔等靜態資料所難以做到的長線追蹤，挖掘專業。
企業首先能做的，便是針對每個員工的工作內容建立詳細檔案，內容越充實越佳。
企業內部難以找到專才，主要原因在於很多專業不是三言兩語就可以說得清楚的。假設現在有人走過來問你︰你是哪方面的專才？你大概也會覺得很難啟齒。如果詢問者是同一家企業集團下的陌生人時，你可能很籠統地應付一聲「市場研究」或「臨床設計」就算了。但如果詢問者是鄰桌同儕，你的話可能就多了，你會把過去曾做過的市場研究或監督過的臨床實驗都拿出來形容一番。如果是海外同事，你或許會以地域為主形容自己工作內容，如果是本地同事，你或許會以產品為主形容自己專業領域。
正因為「專才」的答案可因人、因事、因地而變，要以具體的資料來應對這個抽象的問題的確有難度。不像現金、存貨、材料等物品質量不變，才幹、知識、能力等是因外在因素而有高度的可塑性。
在專才內容的敘述檔案中，最為重要的，可能並非履歷和專業敘述，而在於每個專業人才的業績考察。
專業中最寶貴的一點，其實並非專家自己如何形容自己的實力，而在於他有什麼實際成果。假設一家食品公司想為在某一特定地區推廣一項新的鹹點心而招募專案經理，最後剩下兩名資歷、背景都差不多的候選人時，其中一名因曾參與另一企業在同地區推廣洋芋片的活動而雀屏中選。
內部選才的過程也相去不遠。當一名主管發現人事出缺時，他首先可找到幾名適當的職位候選人，調度檔案，從各自的工作經驗、背景、風評等方面做一番考察。由於是內部選才，可以免除許多猜疑。例如，從外來履歷表上「曾領導團隊從事某作業」的敘述，經常會引發團隊有多少人，作業規模有多大等疑問，但如果是內部選才，疑問只要一個電話就可解決。
電腦資料也是一項不容忽視的資料來源。麥肯錫企管顧問公司提醒一般企業，在進入資料庫尋找人才以前，應該先投資時間和精神，瞭解科技能夠為他們做到什麼地步。有的企業找軟體公司幫忙設計人才資料庫，但是經過幾次諮詢以後，卻發現須要釋放出許多機密人事資料，最後不得不放棄這工作，有的企業則表示花費大本錢建立起的軟體，所給的訊息卻似是而非，不得要領。
麥肯錫建議企業，從瞭解內部的需求開始。成功的企業發現最有用的方法便為集合IT、知識管理和各部門負責人，成立一個跨功能的任務編組，並問自己3個基本問題︰員工有哪些和專業相關的需求？該如何獲取資訊，以滿足這些需求？找到的資訊如何能夠傳達到員工手上？
找到員工的需求是第一步。從誠實面對上述問題中，企業將可發現哪些員工的生產力因缺乏知識和專業而受挫，哪些方面需要引進專才，而專才又能在哪個層面、哪個計劃、哪個方面對企業提供服務。
經過上述過程思考以後，企業大都能夠掌握他們需要的專才的面貌，包括這些人的專業領域、經驗、資格等等。例如，製藥公司或許會發現某一個專案經理人，找不到幫忙他設計早期研究方案的人員。幫助他透過資料庫檔案，從教育背景、研究經驗、專利註冊等資料，可縮小這名經理人前期搜尋人才的範圍。又如一家消費品公司想為一個地區找行銷專才，最好能找到有在當地受教育、工作經驗的人才。
凡遇到軟體的問題，所有企業最終都必須自問︰買現成的，還是量身建造自己的？就人才庫這個議題來看，企業需要的是3件不同的物件︰使用者介面(user interface)、搜索引擎和資料庫統合設備( database integration facilities)。
幾乎所有公司都希望有為自己特殊設計的界面。不同企業對專業內容要求不同，例如，跨國大企業會需將地域性因素考慮在內等。
但是搜索引擎便是另一回事了。從Google開始，市面上出現許多性能優異的搜索引擎，許多還另有為特殊功能而設計的套裝軟體，企業實無必要自行創造。頂多請外包商花少許時間，在現有軟體上做部份變動，使更能配合企業需求即可。
資料庫統合是電腦化過程中最為複雜、也最需花費人力的一道手續，如能在早期便建起單一的、容易存取資料的資料庫，將可為人事檔案打下很好的基礎。
當企業大到一定的規模以後，必須讓制度為自己工作，讓員工透過資料庫為自己說話，讓專家在企業中發揮最大功能。
(本文摘譯自麥肯錫季刊)
(92、11、27工商時報經營知識版)
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