職場EMBA》培養正確的組織氣候

■ 杜書伍
一個組織的「氣候」引導每一位成員的走向，影響是全面性的。如果組織氣候低迷，所有成員都會籠罩其中，士氣跟著低落；又如組織瀰漫輕挑、散漫的氣氛，定會影響員工的積極性、專注程度。因此，建立「正確」的組織氣候，是主管工作的一環。
組織中常見業績好時，所有成員儘管忙碌，但士氣高昂；相對地，業績不好時，員工擔心飯碗不保，即使工作負荷相對較低，士氣仍跌到谷底。這便與組織氣候有關。
引導正確態度
培養正確的組織氣候，首先不能讓成員單憑感覺判斷事物。主管應該引導成員以正確的態度來面對各種訊息：業績好、工作特別忙碌時，主管應明確告訴員工，這是暫時的情形，還會持續一段時間，否則，業績好也可能帶來負面效果。
無論面對何種狀況，領導者都要冷靜、理性地指出問題的核心，避免員工從表象來看事情，否則，士氣崩跌可能有如潰堤一般。
以物流中心為例，業績好時，出貨量特別大，工作負荷增加。頭一、兩天，員工士氣高昂，足以因應一時的工作量增加，但若工作壓力一直未減，過於疲累可能使員工士氣迅速受挫。因此，主管一開始就應明確告訴員工，忙碌的日子會持續多久，讓所有人都有足夠的心理準備，自行調適本身的工作狀況。
對業務單位而言，業績高峰最常面臨的問題是客戶信用額度不夠。主管應預先提醒業務人員，先行設法解決，以免業務人員衝刺業績，卻因為客戶信用額度用滿而徒呼負負。
反之，業績不好時，主管也應仔細判斷這是短期波動，或長期現象。如果只是短期波動，應先穩住士氣，公布打算採取的解決方法，並且小心測試市場狀況，掌握正確資訊。否則，一時的市場波動卻在員工之間以訛傳訛，將對組織造成相當大的傷害。
如果市場持續低迷，員工工作負荷相對較輕，此時，應該多花時間在員工訓練上，待市場回升時，員工能力有所提升，可以全力衝刺業績。
冷靜判斷情勢
反應過度是人之常情。例如，市場一片榮景時，人們往往過於樂觀，造成庫存過剩；市場低迷時，悲觀氣氛瀰漫，因為備貨不足，導致市場缺貨。經營者應冷靜地憑藉經驗正確判斷實際狀況，同時矯正員工過於激烈的反應，使其回歸理性。
除了客觀環境變化之外，組織成員之間溝通互動的習慣與氣氛，也是影響組織氣候的一環。舉例來說，曾有同仁為了完成某項工作而主動加班，另一名同事卻開玩笑地說：「做給老闆看的嗎？」造成當事人以後儘管有需要，也不太「敢」加班。
從另一個角度來看，上述案例也反映組織成員之間的互動、溝通方式，是否建立在一定的理性基礎之上。人與人之間的言語溝通相當頻繁，因為言語上的「失誤」而帶來的誤會、困擾在所難免，主管應在組織中營造輕鬆而不失之輕浮、莊重但不流於呆板的組織氣候，謹慎拿捏分寸，避免成員之間產生摩擦。
組織氣候當中，與內部溝通有關的還包括謠言。經過以訛傳訛後，謠言往往愈形擴大。主管應主動揪出謠言，並且公開澄清，因為謠言會讓組織動盪不安、偏離正軌。
此外，主管不應該把員工加班當作一種好現象，應該仔細判斷員工加班是短期或長期現象，並妥善處理，避免因為工作負荷過重，而造成員工個人或組織的傷害。
反過來說，完全不加班也不是正常現象。每日的工作量會有高低起伏，工作量少自然較為輕鬆，工作量多，就得透過適度加班來完成，否則，將會造成工作延誤。
避免陷入盲點
再就穿著、儀態來看，一個人的穿著會影響個人的心情，更會左右整個團體的氣氛。在組織停滯或低迷期，成員穿著隨便往往會讓士氣加速下挫。因此，如何營造重視穿著、注意儀態的組織氣氛，也是培養正確組織氣候的一環。
講究穿著、儀態，經常被誤認為「重視表面功夫」，其中存在一些似是而非的認知。事實上，在管理能力的學習過程中，最困難的一件事可能是對於觀念的認知與應用似是而非。例如，自由是公認的正確價值，但選擇自由是否代表要放棄其他的事物？又如個人處世或企業經營應重視內在與實質，但這是否表示不必重視表面的事物？從整體來看，上述情形彼此並不衝突。但是，一般人卻只看到事情的局部就驟下判斷，陷入瞎子摸象的盲點。
回到穿著的問題，我們並非為了膚淺的表象才重視穿著，而是因為這會影響工作的心情與組織的氣氛。基於上述種種原因，主管應該帶領部門養成「穿著得體」的氣氛。
組織中有許多現象是動態、顯性，有跡象可循的，只要找對方法，因應之道不會特別困難。但企業經營到一定規模之後，往往面臨繼續向上提升的瓶頸，感到力不從心；即使公司進行全面性員工培訓，但訓練成效不盡相同，使得部分落後族群成為組織提升的阻力。
諸如此類問題，往往起因於一些細微無形的因素，而組織氣候正是影響組織最全面卻又最無形的因子。因此，培養正確的組織氣候，實為主管的重要工作。
(作者是聯強國際總裁兼執行長，如欲查詢更多「聯強EMBA」，請上「聯強ｅ城市 (www. synnex.com.tw)」)
【2005/05/30 經濟日報】