組織溝通》焦點討論法 ORID四部曲

■ 陳珮馨 焦點討論法，可以用在千百種場合，不管是職場訓練、暖身活動、好友慶生會，先前準備是關鍵，設想愈充分、臨場的引導也將愈流暢…… 走進中華人力資源管理協會主辦的「訓練發展俱樂部」，洋溢一片溫暖氣息，輝瑞大藥廠人力資源部經理狄家葳開放5分鐘，要大家站起身，交換姓名、最近的心情、參加活動的原因、想帶著哪些收穫回家？ 巧妙的設計，讓所有人忽然活躍起來，紛紛交換名片，就像許久未碰面的朋友。這一堂的主題是「焦點討論法」，席間全是人力資源專業人員，開放智慧引導科技公司總經理許逸臻擔任引導人。 眼看所有人坐定，許逸臻邀請大家把桌椅搬開，利用空間排好一圈椅子，又請十位自願者入座，燈光一暗，放起「蟲蟲危機」，當場變成一場電影欣賞會。 片中，成千上萬的螞蟻辛勤貯糧，只有飛力，一隻聰明、有創意螞蟻，得意地試用新機器，卻不小心闖大禍，弄翻了一整季的食物，很快地，蚱蜢集團就要來催討「貢物」了……。 短短15分鐘，大家還回味著動感片段，許逸臻切停影片，開燈，詢問大家「印象最深的片段」。 順著大家的回憶，許逸臻進一步追問：「你最能體會誰的心情？」有人最能體會站在一旁鼓勵螞蟻搬運的索尼；有人透過飛力，聯想到組織變革時，有創意的人不一定能獲得理解。 焦點討論法 四層次 精簡的情節，透過大夥的分享，一下子豐富了起來。結束影片分享，許逸臻才解釋這一段活動，如何呼應了「焦點討論法」的精神。她提出焦點討論法的四個層次： 第一步，引導人要帶領參與者發掘客觀的事實（Objective），透過觀察，大家可以了解事實，不過，也會發現每一個人記得的片段，都略為不同。 第二步，則要引導參與者，透過討論的材料，分享自身感受（Reflective）。例如，詢問大家，影片哪一幕讓你哭、哪一幕覺得可笑，透過片中的人物、情節，談出心中感受。 下一步，引導人丟出問題，鼓勵大家呈現多元觀點（Interpretive）。因此，許逸臻要大家，嘗試體會片中人物的心情，透過模擬、聯想，來揣測對方遇到的實地情況。 最後一步，才是作決定（Decisional），討論對未來的影響、後續的效果為何。 許逸臻稱這一系列為ORID，就像是一個人消化、吸收知識的過程，透過一層層的引導，可以協助團隊，分享每一位參與者的想法，或是合力激盪出新創意，一起解決棘手的難題等。 過程 最能凝聚團隊共識 ORID強調的是「過程」，不一定等於最終決策，但卻能呈現出，討論過程的豐富看法，協助團隊步調同一、凝聚共識。 這也是一般公司，最常忽略的一環。尤其，公事公辦的場合，往往忽略了感受的層面，於是，開會到一半，突然有人起身，摔門走出去，大家還搞不清楚，到底他在生什麼氣。 或是在時間壓力下，省略了許多步徑，例如，公司的市占率掉了一半，主管召開會議時，立刻就跳到最後一步，也就是速下決策的D。但是，跳過ORI，卻可能埋下不定時炸彈。 不過，唯有開放討論的場合，才適合端出ORID。許逸臻說，如果「答案」已知，或是決策已定，千萬別開展焦點討論法，否則就是找大家來背書，反而造成反效果。 當然，討論的材料可以相當多元，端視每一次的討論議題，如果是談公司策略，最好分發財務報表、競爭力分析，讓參與者事先閱讀，先吸收相關的客觀事實，才能真正進入分享。 引導人 討論的靈魂人物 合適的場地，也是關鍵元素，「空間是你的朋友」，許逸臻指著現場圍成一圈的椅子，提醒大家空間也很重要。 不過，焦點討論法的靈魂人物，還是穿針引線的「引導人」。身為台灣第一位通過國際認證的專業引導師，許逸臻懂得適時提問、拿捏介入時機，「沒有不對的答案，只有更好的問題。」她說。 隨著個性差異，引導人的風格，也是千變萬化，沒有好壞差異，許逸臻自稱為「表現型」，同為引導人的老公，就屬於「分析型」，但不管是哪一型，都必須掌握後續處理的能力，懂得帶領大家天馬行空，也要懂得及時收斂。 長期運用ORID、帶領團隊腦力激盪的狄家葳表示，這一套方法可以用在千百種場合，不管是職場訓練、暖身活動、好友慶生會，不管如何，先前準備都是關鍵，設想愈充分、臨場的引導也將愈流暢。 【2006/09/13 經濟日報】