跟加班說再見

工商時報/經營知識/D3版　楊珮玲 2006/9/15 關鍵在管理高層的執行力和配合，員工個人也要提高工作效率才能早去早回。 在過去，日系企業或公家機關加班或超長工時的情形如家常便飯，極端的例子如「過勞死」等情形也偶有所聞。 為公司奉獻私人時間一事，究竟該被讚揚是具有犧牲精神，還是該被視為缺乏效率，是「必要之惡」還是「不必要之瘤」，該得到「蘿蔔」還是「棍子」，爭戰未歇，但是有群日本企業已開始了徹底與加班說再見的革命，他們以新的想法和做法開創新工作模式，也為傳統企業文化帶來新衝擊。 對經常加班的人來說，加班有時出於逼不得已，有時卻出於自我選擇。加班與整個企業的文化、上司對下屬加班的態度、工作的分配量是否均衡、組織的構造、員工本身的做事模式等等都有關聯。 有的日本公司先從技術面做起。例如強制一個禮拜有2天是「不加班日」，最近還有公司發展出「每天都是不加班」，每天都是下午6 點就要求員工結束所有作業。 而要改變陳年舊習，有時不得不下猛藥。例如下午6點要求所有員工放下工作後，半個小時之內就會把辦公室內的電器一一關掉，員工想工作也沒法繼續。 有時員工真的覺得有緊急工作非得在當天完成，也可以向公司申請加班，但這個加班的代價卻極昂貴，該部門會被課以罰金，從部門的紅利裡扣除。 但要能加班又能把事情做完，關鍵在於如何提高工作效率。為了讓員工高效率工作，有公司同時配套設計了所謂「專心時間」。 例如一天之中選擇2個小時是讓員工能在完全不受任何打擾的情形下專心工作。在這段時間內，連上司都不准去煩下屬，也儘量要求客戶不要在那段時間來電或拜訪，務求以最高效率儘速完成工作。 但工作難免有急件或季節性的高峰，此時如果不加班，常常無法依期限完成。這時候又該如何？有公司就先檢視一年中的作業流量情形，做出季節業務量的預測，繁忙季節之前就提前預備；同時在組織上做調整，對於急件或業務高峰期時調度其他部門人手來做支應，希望讓業務量能儘量平均化與合理化。 還有些專家從員工個人面著手，紛紛出版所謂《不加班的技術》的書籍，教員工如果在公司大制度面無法有效配合時，如何自立救濟。這些招數雖然不見得有學理根據，卻是頗有趣的心理效果。 例如有專家說，員工可以在自己桌子的周圍貼滿一堆3M貼紙，讓別人覺得這個人正處於極度忙碌的狀態，要求這個人再做新工作的情形可能也會減少。 還有人說，如果當天想早一點回家，就特別穿上比一般穿著還好的衣服，顯得當天下班後有什麼特別的活動，老板也許也比較不會把員工留到太晚。還有人說，儘量早點到辦公室，確立「早去早回」的型態，別人習慣後也比較不會老在傍晚才把工作丟過來。 事實上過去日本社會有很多加班情形，有部分原因來自加班有加班費。但近年來所謂「免費加班」的情形時有所聞，就算加了班也多拿不到一點錢。同時為了賺點加班費，反而把身體弄壞了，也是本末倒置。 不過要真能達到不加班的理想境界，公司最高層管理階級的執行力和配合是最大關鍵。最終目的是希望透過組織和人事管理，創造對員工和公司雙贏的環境。(作者為日本興銀第一生命．資產管理公司( DIAM)國際行銷部資深經理)