《時間管理》比爾蓋茲的三個電腦螢幕

EMBA雜誌　編輯部 2006/5/18 走進微軟董事長比爾蓋茲的辦公室，你會看到他的辦公桌上有三個電腦螢幕。但是卻沒有任何一張紙，他的工作世界已經全面進化到數位時代。 蓋茲日前於財星雜誌上撰文，暢談自己的工作方式。他解釋，他的辦公桌上之所以有三個電腦螢幕，是因為這樣做能夠提高工作效率。這三個電腦螢幕可以如同單一電腦般操作，左邊的螢幕是蓋茲的電子郵件收件匣，中間是他正在閱讀或回覆的電子郵件，右邊則是他在瀏覽的網頁。 蓋茲表示，三個電腦螢幕可以讓他隨時察看是否有新進的電子郵件，也可以讓他同時看著電子郵件，上網尋找郵件中所提到的內容，不需要一直開關不同的檔案。蓋茲聲稱，只要使用過多螢幕的人，就不會想再回到單螢幕的工作方式。 蓋茲的三個電腦螢幕中，之所以有兩個與電子郵件相關，是因為在微軟，最常用的溝通媒介就是電子郵件。就連電話留言和傳真，也都會化為電子郵件，躺在蓋茲的電子郵件信箱中。 面對這麼多的電子郵件，蓋茲擁有一套處理系統。只有他認識的人可以直接寄信給他，如此一來，他每天親自接到的電子郵件數，可以控制在一百封左右。其他人寄給他的電子郵件，則由助理代看後再向他報告，以保持他與外界的連繫。 蓋茲認為，現今人們的挑戰不在於如何利用電子郵件溝通，而在於如何把時間花在最重要的電子郵件上。除非新進來的電子郵件看起來非常重要，否則他不會放下手邊的工作立刻查看，讓電子郵件扼殺了工作效率。蓋茲提醒，當資訊爆炸，如何保持專心變成一個問題，另外一個問題是，不要誤以為握有許多的資訊，就等同於握有需要的資訊。 過去十二年來，每年五月蓋茲都會規劃一個思考週。在思考週，他會離開辦公室去專心閱讀員工提出的報告，每次通常要看一百篇以上，報告的內容是與公司或未來科技發展相關的議題。 過去蓋茲是自己一個人看報告，並且在報告上寫下他的想法，現在他將這個過程數位化，而且開放給全公司的員工參與。他把他的想法放到公司的內部網站上，員工可以立刻看到，並且提供回饋。 除了思考週，平常開會時蓋茲用的也是數位工具。開會時，他會帶著一台掌上型電腦，以供自己做筆記用。這台電腦也與辦公室的電腦連結，因此在會議中，他能隨時取用所有的檔案及資料，而且會議結束後，他也能在辦公室的電腦上，立刻運用他的筆記。 蓋茲表示，現在他的辦公室中，唯一剩下的一個低科技工具是白板。他的白板下通常擺滿了各色白板筆，無論他在跟別人討論事情，或者一個人靜下來思考時，白板都能幫助他腦力激盪。