做好產品資料管理 競爭力將倍增

■ 陳泓名 在知識管理觀念尚未普及之前，大部分中小企業對於研發部門所累積的研發經驗，只能靠所謂的「老師傅」來傳承，或因研發人力經驗不足，使得產品研發過程所產出的知識技術文件無法完善記錄，或因獨立分散在企業各角落中，且無法交換互通。 再者，企業的研發經驗也常常隨著人員的流動而消失，導致研發知識價值無法有效的累積，讓產品研發過程重複發生設計錯誤，為解決所發生的設計問題，必須重複投入人力、物力、財力，而造成研發時程一再延遲，成為企業競爭力提升的一大阻礙。 產品技術文件管理，在研發知識管理的架構中扮演十分重要的角色。歷經數代的更迭，研發技術文件管理已由純粹設計部門的圖檔資料管理，提升至擔負企業永續生存的重責大任，與扮演新進人員教育訓練的最佳範本。 研發技術文件管理必須涵蓋公司經營層的策略目標，確立產品開發計畫合理性與相關專利規避模式，記錄客訴抱怨與解決方式，並將產品資訊同時整合企業的科研能力、市場資訊與製造技術，使得企業能兼顧速度與創新，提供滿足消費者需求的致勝產品。 要統合這些龐大的文件資訊，以及協同其他部門共同合作並不易。尤其當今有很多企業的研發部門在台灣，製造基地在東南亞或中國大陸，業務部門則分布世界各地，時空的差距使得產品資料蒐集成為一大考驗，對於技術文件管理更是一大挑戰。 幸好近年來受惠於資訊科技的發達，透過四通八達的網際網路，企業資訊即時傳遞，不管是影像、圖檔、文件、數據等資訊，都能透過適當的知識文件控管機制，讓人員和部門適時適事地獲取需要的資訊，作為新產品開發的重要依據。 經驗最大的功能是鑑往知來。從不斷開發產品所累積的技術經驗，或不斷從錯誤中學習而得的經驗，能夠幫助研發人員在產品研發過程中，確認可行的方法或模式，直覺找出當前所發生的設計問題，與過去發生的問題之間有何關聯，與相對應的解決方法。 研發經驗可謂企業的核心競爭力，很多企業隨著研發人員離職，研發經驗傳承上產生知識斷層。要累積企業的研發經驗，可以藉由資訊科技來輔助，透過知識管理平台建置，讓所有研發會議資料、產品資訊、市場資訊、科技新知、同業訊息、社群討論等分門別類存在資料庫中，讓企業內部人員即時分享，集體學習，有助於了解彼此的專業領域。同時，要先認清對於研發經驗傳承極有助益的，並非資訊科技本身，而是樂於分享的企業文化。 要充分發揮研發經驗、創造價值絕非一蹴可幾，有賴於經驗的傳承、分享、溝通，形成研發創新活動的深厚基礎，如此才能讓企業在全球競爭的環境中，處於不敗之地。 （作者是中國生產力中心顧問師） 【2006/05/14 經濟日報】