大師輕鬆讀>別再看時間的臉色（Time Management from the Inside Out）

【期號】No.196
【刊名】別再看時間的臉色（Time Management from the Inside Out）
【出刊日期】2006-09-21
【類別】創意思考
【原著作者】茱莉‧摩根斯坦（Julie Morgenstern）

＊無法管理時間，就無法管理生命。對於時間，絕大多數人採取被動管理， 束手接受時間制約，「沒有時間」隨口就成了所有問題的最終解答。
＊如果覺得時間抽象，可以把時間轉換成空間，像收納雜項一樣，根據自己的性格與目標，把時間切割去蕪、分層管理。作者提供一套SPACE時間管理公式，搭配時間地圖，讓你把一週的時間，放進口袋裡，做時間聰明的主人。

誰規定， 時間一定不等人？
要徹底做好時間管理，目標是要設計出一套完全符合自己需求的方法，用這套方法妥善安排時間。就因為每個人都是獨特的，因此管理時間的方法，沒有絕對「正確」或「錯誤」。針對自己量身訂做的時間管理方法，反而會讓人覺得自在愉快，因為這套方法能夠給人效率十足的感覺。

扎實又有專業水準的時間管理方法，其實是個反覆循環的回饋迴路，這個回饋迴路是由下列階段組成的：
◎了解障礙
有3大障礙，會造成我們無法妥善管理時間。這3大障礙分別是：
‧技術不良——缺乏必要的時間管理技能與技術。
‧外在現實——個人無法控制的環境問題。
‧心理障礙——潛藏在內心的習慣，這些習慣會減損企圖心。
只要能夠了解自己所面臨的障礙屬於哪一種，改善的方法通常會自然浮現。
◎分析自己
要規畫出個人專用的時間管理計畫，必須清楚找出下列4項因素：
‧目前使用的時間管理方法中，有哪些有效的作法
‧自己偏好使用的時間管理方法
‧個人精力的自然循環與能量來源
‧個人的遠程目標弄清楚
上述幾項因素，就能夠做好更充分的準備，根據過去成功的作法規畫時間管理方法，不會漫無目的胡亂規畫。
◎擬定策略訂出遠程目標，並且列出12個月內要進行的活動之後，就可以規畫理想的行程表與時間管理工具，讓自己能夠持續進行各項工作。
要做到這一點，可以採用下列兩種方法：
‧規畫「時間地圖」，在各項優先事項中找到適當的平衡。時間地圖就是顯示時間運用狀況的書面紀錄，分門別類記錄自己在特定工作上，運用了多少時間。彙整時間地圖，就能追蹤自己在每年要進行的活動上，投入多少時間，也就能藉此判斷自己為了達成遠程目標，投入了多少時間。根據遠程目標與個人偏好，規畫出適切的時間地圖之後，就可以試著執行一、兩個星期，然後再回過頭來進行調整。找機會多工作業，或是同時從事兩項活動，這會是個明智管理時間的方法。
‧選擇合用的記事本。應該使用哪種類型的記事本，沒有一定的規則，全看自己用起來順不順手。然而重要的是，不管選擇哪一種，只能用一本記事本。如果想要使用一本以上的記事本，那麼大小事很快就會亂成一團。
要徹底做好時間管理，目標是要設計出一套完全符合自己需求的方法，用這套方法妥善安排時間。就因為每個人都是獨特的，因此管理時間的方法，沒有絕對「正確」或「錯誤」。針對自己量身訂做的時間管理方法，反而會讓人覺得自在愉快，因為這套方法能夠給人效率十足的感覺。

時間管理就在找出節奏感
統振股份有限公司總經理 何明哲
有些人日理萬機，卻似乎游刃有餘；有些人一天做不到幾件事，卻總是覺得時間不夠用。我認為，會覺得時間對自己產生壓力，很多時候是因為完美主義的要求，如果事事求完美，很多事情就會擱在心上，這時候就會產生壓力和緊張。

我想，會覺得時間需要管理，至少表示有工作可做，才有管理時間的需求，這是好事。但我們卻不難發現，有些人日理萬機，卻似乎游刃有餘；有些人一天做不到幾件事，卻總是覺得時間不夠用。我認為，會覺得時間對自己產生壓力，很多時候是因為完美主義的要求，如果事事求完美，很多事情就會擱在心上，這時候就會產生壓力和緊張。我自己就有一次這樣的經驗，因為有件事擱在心上，我發現那陣子自己的行為就出現了躁鬱症的傾向，講話又快、又急。因此我認為，很多事情就看開點就好了，這樣壓力就自然少，這或許就是所謂的EQ吧。你必須找到自己內在的律動，感覺到自己可以控制整個局面，就會覺得游刃有餘。我就覺得自己的個性是比較容易「妥協」的，但我說的「妥協」並不是一味退讓，而是溝通的結果。這個結果可能比我原來的標準退了1步，但卻讓對方退了10步，但對方卻會感到很高興。當然不可否認，強調溝通的管理方式，一定會比獨裁的管理方式耗費更多時間，但我認為沒有一個人是不會犯錯的，事前大家一起努力找出最好的答案，絕對會比獨斷所犯下的錯誤造成的損失小，因此我覺得在溝通上花些時間是值得的。

「時間管理是『自我提升』的極致表現，因為時間管理是成功的基礎，能夠幫助你達成各個人生面向的目標。」
茱莉‧摩根斯坦

在自己目前管理時間的方法之中，或許有些作法有待改進（或者可能所有作法都得改進），不過，總會有幾個作法對自己來說是有效的。只要花點時間記下這些有效的作法，就可以開始思考要怎麼在生活其他層面，擴大運用並加強這些技能。
這個步驟不會太困難，只要花點時間，實際分析自己目前各種有效的時間管理方法，就可以做到。要把分析結果記錄下來，這樣才能幫助自己整理想法。即便是微不足道的小技巧，或許都值得運用在生活中其他更重要的面向上。
另外也可以藉由反向操作的方法，增加這個步驟的價值。記下目前時間管理方法中行不通的作法，接下來開始仔細謹慎地觀察，自己必須排除哪些活動，才能提升生產力。

◇別再看時間的臉色
◎了解障礙
1技術不良
2外在現實
3心理障礙
◎分析自己
1從目前有效的方法出發
2慣用的時間管理方法
3個人精力的自然循環與能量來源
4個人的遠程目標
◎擬定策略
1規畫時間地圖
2選擇合用的記事本
◎採取行動
S─把工作分類
P─盡力排除令人分心的事
A─訂出各項工作時段
C─收整——設定期限
E─調校——調整行程表