自我經營》善用電郵簽名檔

■ 林行宜 根據統計，多數上班族進辦公室後所做的第一件事是「收發電子郵件」。電子郵件已成為人際溝通的主要工具，每日收發上百封e-mail，已是稀鬆平常。 為了讓收信者知道這上百封電子郵件從何而來，系統廠商貼心設計個人簽名檔，一經設定後，即可在收發電子郵件時，將個人簽名檔自動標註於郵件之後，省卻在電子郵件上逐一署名的麻煩。 以廣告行銷的角度來看，如同電子名片般的個人簽名檔，藉由郵件間的不斷轉傳，可達到無遠弗屆的傳播效果。上班族若能善用此一方寸之地，應可發揮可觀的個人或組織宣傳效果。簽名檔可以具備哪些功能與用途呢？ 提供個人基本資訊：設定個人姓名、公司名稱、單位名稱與職稱等個人基本資訊，除了避免電子郵件被當成不明來源的垃圾郵件，也表示對郵件內容的負責。 提供聯絡方式：若收信人對於電子郵件的內容有疑問，就可透過簽名檔中所留的電話，與發信人聯繫。 宣傳組織願景或文化：可將組織願景或文化標註於簽名檔中，讓收信者了解發信人公司或組織的願景、價值觀、文化或使命感等，宣傳該組織的主要的功能與價值。 自我檢核工作思維與方向：在自動簽名檔中設定組織願景或文化，發信人每次收發電子郵件時，可透過系統自動帶出的組織願景或文化，自行檢核思考模式、行為或工作內容，是否與組織的願景與價值相符，達到自我提醒的功效。 廣告特定專案：可運用特定區塊，精簡描述組織或個人的重要活動、專案或訊息，並透過即時更新的方式，達到廣告宣傳的目的。例如，行政單位可進行活動預告，汽車銷售員可列示最新車款、汽車折扣等優惠專案，理財專員可提供最新金融商品訊息等。 有的人設計簽名檔時，會設計俏皮的動畫或圖檔，以營造個人風格。但若所使用的電子信箱非私人信箱，則應考量設計風格是否過於花稍而與組織形象不符。 若能在電子郵件中的小小方寸之地施以巧思，e-mail除了單純的訊息傳遞之外，還能具有更高價值與層次的多元功能，不失為一另類行銷管道。 （作者是群創光電台灣人資處經理） 【2006/09/24 經濟日報】