效率高手「6不」訣

【期號】No.188
【刊名】效率高手「6不」訣（The Agile Manager's Guide to Getting Organized）
【出刊日期】2006-07-27
【類別】創意思考
【原著作者】傑夫‧歐森（Jeff Olson）

＊效率的關鍵不在你做了什麼，而是你不做什麼。不慌亂、不瑣碎、不模糊、不拖延、不堆積，效率保證99％，剩下1％是，浪費時間的事情不要碰。
＊大家都想聰明做事，特別是經理人，上有要求、下有需求，作業力求效率滿點，才能把時間精力用在產值更高的策略思考上。效率，從拒絕干擾開始。

工作定時大掃除，效率隨時亮晶晶！
把工作安排得更有條理，是大多數企業經理人能夠完成更多工作的關鍵，但是要讓工作更有條理，並不複雜或困難。其實，大多數經理人心理都很清楚，自己該怎麼做才能完成更多工作，難就難在，怎麼實行這些構想、策略與技巧，讓工作有條有理。

效率好、生產力高的經理人，會不斷找各種方法克服混亂、全心處理重要工作、精簡文書作業、避免浪費時間，必且妥善管理各項專案。這些方法都是經理人的基本工具，能夠讓經理人靈活又有效率。
◎工作不複雜想過得有條有理，關鍵之一就是要簡化自己的生活。在找出對自己真正重要事情（目標）的同時，也就是在花心力簡化自己的生活。確認目標之後，可以用下列方法簡化自己的生活：
1. 拒絕瑣事，或者至少要跟瑣事保持距離──大幅減少你親自參與的活動，不必擔心自己會不會刪減過頭。你永遠可以回過頭去參加一些活動，尤其當你發現，有些活動比自己想像得還要重要的時候。
2. 一次做好一件事──有時候，「一次做好一件事」的意思是，要拒絕同事浪費你的時間。如果你讓同事覺得，你總是隨傳隨到，一定會占你便宜的。不要老是讓步，造成同事不懂得規畫工作，當然，直屬長官的要求除外。
3. 集中心力──研究顯示，卓越人士通常具備特殊的天分，能夠清楚知道，自己每天能為公司做出什麼貢獻，然後會先完成這件有貢獻的事。
◎時間日誌掌握生活的第一步，就是找出時間用在哪裡。你可以試試下面這個有趣的小實驗：現在就坐下開始回想，一小時、一小時地，回想自己一整天的活動。你的大腦會十分敏捷地告訴你，你把絕大部分的時間花在尋找潛在顧客、訓練新進員工、規畫、聯絡重要顧客，或是任何其他重要的分內工作，但是時間日誌會呈現出不同的結果。開始進行這項程序的時候會很痛苦，但是一定要堅持下去，這很重要。你會發現，有多少事情干擾你、多少事情是可以避免的，以及你花在重要事項上的時間，也就是花在有成效活動上的時間，竟然這麼少。記下一整天甚至一週的時間日誌，只要你明白，要讓生活變得更有條理、要讓工作有實際成效，必須掌握自己運用時間的狀況，就可以不再記錄。這表示你已經可以找出時間，心無旁騖地工作

習慣和態度決定效率
宏利人壽處經理 汪迎仙
凡事要先做計畫、先做準備，這個道理似乎是誰都能了解，但很多人總是會抱怨，為什麼計畫永遠趕不上變化？這時不妨回頭檢視一下計畫失敗的原因。

先問問自己，你的目標是不是夠明確？以致有計畫等於沒計畫。以保險公司為例，公司為了協助旗下員工達成業績目標，通常會安排很多短期的競賽活動。由於每次競賽都有明確的目標，員工只要專心於達成每次競賽的目標，一年下來就不會離年度目標太遠。在訂計畫時，把一個大目標分割成許多小目標然後一一達成，確實是個好方法。每天在計畫內的事情有很多，但是「一次做一件事」，永遠是最重要的心法。專心會讓你的效能加倍，無形中也就能省下更多的時間，但是每個人一天的時間畢竟有限，你必須選擇「做重要的事」，把可以請別人代勞的事，充分授權給別人。你只有把例行而瑣碎的事交由別人去執行，才可能把全部的力量，放在開發業務這件最重要的事情上，也因為你用了最多的時間和力量開拓市場，業績也就會愈來愈好，這正是一種良性循環。

「成功的關鍵是，專注在自己擁有的事物，而不是在缺乏的事物上。」
沙漠風暴將領　費德瑞克‧法蘭克斯將軍

研究顯示，卓越人士通常具備特殊的天分，能夠清楚知道，自己每天能為公司做出什麼貢獻，然後會先完成這件有貢獻的事。不會先喝杯咖啡、讀本財經雜誌，不會先安排自己的私人活動，更不會先處理待辦事項中比較輕鬆的事情。只要能集中全副心力在最重要的工作上，忘記其他瑣事，你絕不會失去工作，因為你對公司太重要了。你應該會很清楚，哪些工作必須優先處理。一定要把最重要的工作，放在待辦事項的第一位。

◇效率高手「6不」訣
腳步不混亂
工作不複雜
任務不模糊
時間不拖延
文件不堆積
浪費時間的事情不要碰