行動辦公室為效率加分

■ 林永記 據IDC研究報告指出，2009年全球行動工作人口將從2004年的6.5億成長至8.5億以上，約占全球人力資源四分之一強；另一研究機構顧能集團（Gartner Group）公布，2004年全世界超過45%的上班族，利用無線行動裝置處理日常工作。由此可見，行動辦公室(Mobile Office)的需求愈發受到重視。 企業行動辦公室制度可說是企業e化的延伸，目的在於促進企業的營運效率、降低營運成本、提升顧客滿意與開創市場商機等。當中，最直接的效益是節省辦公室空間與通勤的各項成本，以及緊密地與顧客保持良好關係，從了解顧客的需求中進而解決顧客問題，是一種達成顧客滿意的新思維。間接的效益是營造一種新的組織氣氛，使員工有新的生活方式，甚至鼓勵員工在家上班，以電腦與公司連線，迅速取得相關資料，使工作更有效率，讓公司能隨時掌握狀況。 規劃行動辦公室的核心精神，除了不必為辦公室的大小費神，主要在於無論組織如何變動，員工都可以因為其特有的移動性，來達成企業賦予的任務。也就是說，員工只要在可上網的地點，就可以與企業內部的資源進行互動，產生運轉的機制和生產力。 M化辦公　與顧客更緊密 在此，提供成立新世代行動辦公室的行動步驟，以供參考： 找出企業對行動辦公室的功能需求：企業應先釐清需要什麼樣的辦公室，包括空間的配置模式、希望藉由空間設計導引出哪些組織能量、員工的真實需求、組織文化的強化與整合，以及要實施M化的單位或部門、對象等。 盤點企業目前的資訊化程度：紮實的資訊化程度將是推動行動辦公室的利器，這包括企業內、外部基礎網路建設是否完備，資訊應用系統環境是否足以支援未來M化工作者需求，資訊人員的技術能力及企業後端的資料倉儲基礎設施是否穩固等。 選擇合適的系統整合服務廠商：建構行動化辦公室所需服務項目眾多，除了規劃辦公室格局的設計公司，尚包括企業上網服務的固網業者、交換機與電話語音業者、提供套裝或客製化軟體的軟體廠商，以及提供電腦設備或行動裝置的硬體供應商等。一般提供M化服務的業者多半無力獨自完成全面服務，因此選一個能夠提供整合與解決方案的系統整合業者，可以為企業找出最佳組合。 企業文化塑造與員工教育：行動辦公室確實是一項改變員工工作習慣的大變革，企業在推動M化變革時，尤應注意企業文化的接受程度，對員工內心的衝擊、員工在心態需進行的調適，以及組織所需的適度調整與規範。教育員工的目的，除了熟悉新系統與硬體設備操作外，主要在於化解員工對M化的抗拒。 實施後的績效評量：成功的行動辦公室不只是節省成本及提供員工便利性，同時還必須滿足企業的需求，真正為企業帶來效益；評量M化績效有幾項，包括M化導入成本、更有效運用辦公室座位、企業形象、員工滿意、顧客滿意、潛在業務能量以及企業未來發展等有形與無形效益。 以中國生產力中心的行動辦公室為例，主要的設計概念在於，業務部門人員共用座位及保留必要的行政支援人員固定座位規劃，在每個座位上提供電話及連上網路的共用個人電腦，並力行桌上整潔(5S)運動，隨時保持桌上清潔、可供任何人使用的狀態。員工進入辦公室選定座位，並把員工編號鍵入電話話機，電腦即知道該員工坐在何處及作為總機連絡之用。 工作環境 快速反應溝通 CPC本身也自行開發一套完整資訊工作平台，包括內外部溝通（電子郵件、語音郵件、視訊會議、網路公告欄）、員工出差行蹤、差旅假單的申請與核准、日常工作營運e流程、顧客服務報告及輔導智庫等都透過此一平台來實行，以達成資訊分享、知識分享、溝通與快速反應的辦公環境。 有了打造行動辦公室的經驗，CPC近幾年開始對外提供服務，分享自身經驗。整個服務團隊包括擁有M化實務經驗的經營管理與IT領域顧問，提供企業規劃與建立行動辦公室的顧問服務，內容包含：規劃不同任務形態的員工適用範圍；建立M化的IT配套系統；目標管理與績效評量的調適；全面實施前的試行計畫考量；建立與維持員工向心力機制等。（作者是中國生產力中心資訊事業群總監） 對行動辦公室有興趣的讀者，可洽吳昭瑩（26982989轉1974；1974@cpc.org.tw）、林雅莉（26982989轉2079；2079@cpc.org.tw） 【2006/04/16 經濟日報】