應用職能開發落實嬴的策略

工商時報　陳順昌 2006/7/26 職能模式在人力資源管理上已經廣泛被運用在人才遴選徵聘、接班人計劃、培訓發展與績效改進，並且被視為人力資源發展的基礎工具。共好管理顧問公司副總經理方翊倫指出，「職能」是一種以能力為基礎的管理模式，主要的目的在於找出並確認哪些是導致工作上卓越績效所需的能力及行為表現，藉資協助組織或個人了解如何提升其工作績效，以落實企業的整體發展與競爭優勢。 方翊倫日前在一項由中時人力網、中時教育網主辦，工商時報及中時電子報協辦的「職能模式管理與應用」講座中強調，企業能夠在變遷環境中繼續生存並居於領先的地位，必須要重視組織能力以獲得競爭優勢。而想提升組織能力，則有賴職能模式的開發，將企業策略通過進一步的分解，使其戰略行為轉化和落實到組織的具體業務上，判別其中關鍵成功因素，並導出達成這些關鍵因素所需的核心能力與特質。 所謂「職能」，是指一個人所具有之潛在基本特質。而這些潛在基本特質，不僅與其工作及所擔任的職務有關，更可預期或實際反應及影響其行為與績效的表現，更可以說是個人知識、技術、能力或其他特徵之綜合反應。 「冰山理論」是方翊倫為「職能模式」所做的最佳註解。他認為「職能模式」在外顯行為方面，即知識、技術、能力等特質；在內在特徵方面，包括自我認知、價值觀、思維模式、行為動機、社會角色定位等調性。其中「外顯行為」如同極海浮出水平面的「冰山一角」，是高績效者絕對所需，但並非充分條件；「內在特徵」則無異是潛入海中的「冰山主體」，是成就大事、促成大業的重大推手。 職能模型包括知識、技術、能力及特質等構面，其中知識和技術，可經由學習而獲取，能力及特質，則屬於天賦本我的領域。而組織內的職能模式，則可區分為職位職能、核心管理職能及企業核心能力。其中「職位職能」依功能別核心職能加以界定，包括研發、生產、營業、財務、人資、資訊等範疇；「核心管理職能」則包括經營層、管理層及監督層等位階，至於「企業核心能力」則匯集成企業整體競爭力。 談到職能模式的人力資源發展架構，方翊倫將之歸納為內涵特徵、外衍特徵及運用範疇三大面向，從知識、技術、能力及特職等內涵特徵，整理成「職能群組項目」、「職能資料庫」、「職能清單」及「職能辭典」等外衍特徵，而運用在企業文化、人員招募、培育訓練、才能評鑑、職涯發展、接班計畫、績效評估及職能薪資上面，就能交叉設計，形成明密周備的職能發展架構，幫助企業創造無往不利的機會。 職能的建立必須要具有效標關聯性存在，在職能研究中常使用的效標為傑出的表現或有效的表現，用以區別出優秀表現或最低表現為何。而所謂傑出的表現，是找出工作績效優於平均水準者，在統計學上大約是大於平均數一個標準差或是排名前10﹪的人，藉由這些表現優秀的工作者，找出不同於其他員工的職能是哪些。所謂有效的表現，通常是指找出工作可接受的最低標準，若不超過這最低的限度，則不具有執行這項工作的職能。 至於核心職能的基本程序應如何建構？方翊倫建議先確認所要開發的核心職能類別，再選擇建模方法及程序，然後準備建模工具，實施建模手法，製作職能清單與辭典，最後附帶人力發展建議，完成建模程序。 循由核心職能的建構，將更有助於企業核心能力的開發。進入這個階段，必須衡酌組織內部及產業環境，衍生競爭價值。而在組織內部方面，應綜合企業使命、願景、目標、文化、價值觀、經營理念等，形成組織共識；在產業環境方面，應透過五力分析、價值鏈分析、STEEP分析、KSF分析等，做通盤評量。然後據以探悉真正價值及回應顧客之道，開發企業核心能力，卒底於成。 此外，包括「部門功能別核心能力」、「主管管理職能」及「標竿職位職能」等層次的開發模式，均各有不同的方法與程序。職能模式開發比較常用的方法，包括價值鏈法、資料法、訪談法、問卷調查法、行為事例訪談法及焦點群體會談法等，可交叉操作，效用各有千秋。 而論及職能模式管理與運用，舉凡才能評鑑、培育發展、人才儲備、職能薪資、績效管理、企業文化等，均可派上用場。 其中，才能評鑑主要在發掘個人才能特質的多元鑑定。例如針對溝通協調、計畫與組織、領導統御等不同的能力特質，進行測驗/模擬，可資作為企業招聘、選拔、培養各類人才的參考依據。不過，才能評鑑也有可能發生選才錯誤與風險，必須劃分等級，採行評鑑工具效度比較，對照篩選。 職能模式開發後，各職位職能清單可顯示或整理出訓練規範，足以形成訓練需求，或成為訓練計畫重要參考依據。而依據評鑑結果及發展建議，對個別員工展開系統化、長期性培訓計畫，因為目標明確，訓練資源甚為有效，絕不浪費。 在人才儲備方面，透過人才評鑑，參考員工個人條件、個人發展意願及績效評估結果，可製程部門內乃至於全公司關鍵職位人才遞補圖，依建議順序及培育結果，做好接班準備。 當然，職能模式應用在職能薪資及績效管理上面，尤其受到企業各階層的關注。一般而言，職能模式可針對職務導向薪給、績效導向薪給及能力導向薪資等，提供比較合理的參考依據。而落實在績效管理方面，可透過職能模式開發，評估過去成效或未來潛能，發展具平衡計分概念之績效評估制度，引導強化核心能力之行為。 最後，談到職能模式與企業文化，方翊倫認為，企業文化是構築核心職能模式的重要元素。而鑑於職能模式是工具，企業文化是目的，職能模式必須透過評鑑、培育及發展等，強化行為特徵關聯性，以促進企業文化的向上提升，並契合於「企業發展策略」，達到全嬴的目標。