溝通高手》備忘錄 須明確精闢

■ 路克（Richard Luecke) 備忘錄是組織內跨部門溝通最常見的一種文書。備忘錄可長可短，短則一、兩段，長則好幾頁；受文者也是可多可少。 備忘錄有許多功能，可以用來布達人事任免、宣布新政策、報告特定活動、下達指示、提醒必要事項等。 以備忘錄來傳遞訊息，對公司與作者來說都有特定好處。備忘錄不同於口頭溝通，它可以建立文檔以便日後使用； 詳盡列出報告；讓受文者有時間思考內容且必要時可以回應；廣泛傳遞。 精闢的備忘錄一如其他有效的溝通工具一樣，必須具備良好寫作的各項要件。 規劃：撰寫備忘錄要先確定目的以及與受文者間的關係。記住，雖然受文者可能是個人或一個小群體，但最後看見的人可能遠超過想像，上司的上司到全體員工都可能看到。 動筆寫備忘錄前，必須清楚自己寫作的目的是告知、推銷、諮商還是加入。 格式：公司通常有一個制式的備忘錄格式，看一下與自己部門有關的備忘錄，檢查一下是否適合自己的職稱使用。一般說來，備忘錄格式如下： 日期：2003年6月26日 受文者：賈桂琳惠特曼 副本收受者：喬史瓦茲、海倫布朗、麥司墨倫諾、西維亞瓦提 發文者：蓋爾沃史密斯 主旨：愛克密公司新備忘錄格式 應利用主旨這個項目來抓住讀者的注意力，並描述備忘錄的一般內容。上例中的「新」字可能抓住讀者注意力，因為人們往往對這個字所帶來的改變較為警覺；備忘錄格式則是指討論內容。 執行：備忘錄寫作必須結構明確、內容正確、思路與表達清晰、精簡與活潑，才能確保達成目的。 結構明確：第一個句子就要能明確看出備忘錄的主旨，例如「本備忘錄列出我們明年的目標，並找出達成目標的方法。」第一段的其餘文句，則應清楚條列本文即將出現的論述或資訊。本文應植基於首段文章，盡可能提供簡要資訊，或合理組織陳述以提出結論；備忘錄的結尾應提出具體達成目標的步驟。 內容正確：商業寫作易犯以下錯誤，包括資料不足、資料解釋錯誤、忽視關鍵因素、不自覺的偏見與誇大其詞，應亟力避免以提升文章的可信度。 思路與表達清晰：清晰的商業寫作先要有清楚的思維與表達，特別是下達指示或解釋新策略時。要讓寫作表達得清楚，首先必須思路清晰，先組織自己的思路。等你把思緒形諸文字時，就把重點放在清楚的寫作表達上。 簡單扼要：精闢的備忘錄言簡意賅。無論備忘錄是寫給執行長、低階主管或按時計酬的員工，內容簡要是不二法門。記住，每個人的時間都很寶貴。簡要不是要你全部寫短句或省略必要的細項，簡要是要求你字字珠璣，不能有贅字。 活潑：活潑的備忘錄既生動又令人難忘。在每天一堆繁瑣文件中，活潑的文件總能引人注意。你可以使用主動語態、平易近人的詞彙以及簡短又一針見血的文句，讓備忘錄充滿活力。 試閱：如果你寫的備忘錄相當重要，在公告周知前，先請一兩位讀者試閱；如果流通的範圍很廣，那更要先進行測試。你可以問試閱人下列問題：備忘錄清楚與否？是否需要更多資訊與說明？語氣是否妥適？是否會冒犯他人？ 當備忘錄傳遞壞消息或事前溝通極為必要時，試閱就顯得特別重要。如果找不到人試閱，先把備忘錄擱個一天，等你再讀它時，以讀者的觀點來重新審視它，問自己上述三個問題，必要時加以修正。 （本文摘自天下文化出版《為什麼升官的不是我》） 【2006/05/28 經濟日報】