節流高手》遏止消化預算

■ 葉益成 為了避免預算編列淪為交差了事的文書作業，造成預算編列的不確實，以及「消化預算」的浪費情形，企業應要求各部門主管編列預算時一切歸零。 不管以前有哪些專案支出，或者總支出有多少，都要重新檢視各部門的預算，要求各部門主管捫心自問：「我需要做多少事、花多少錢，才能達到預定成效？由誰花？怎麼確保效果？達不到效果誰該負責？」這就是所謂的「零基預算」。 為了做好預算管理，消弭「消化預算」的浪費情形，企業進行預算編列時，可參考下列流程。 利用既有資料編列預算：參考前一年的預算資料和實際支出，而不只是估計值。 合理推測未來：既然是預算，就代表某種程度的推測。為了能讓預算更貼近實際需要，預算編列時應與相關人員開會，再進行合理推算。 檢討數字，深入細項：一方面，錢要花在刀口上，另方面要毫不留情地削減預算。仔細思考每個項目是否正確？是否妥當？ 加入假設，備註說明：預算不只包含數值，也包括預算假設、資訊來源、編列理由等。有了這些資訊，有錯誤或需調整時，較易找出錯誤所在。 最後檢查：一而再，再而三檢查相關數字。優質的預算必須在精確的資訊下，經過仔細思考和預測、合理推斷，以及謹慎計算的過程。 追蹤費用：精準的管理並逐項控制每一筆支出。比較實際花用金額與預算編列的數值，並說明造成差異的原因，採行必要的修正行動。 （作者是ERA Taiwan中華毅業總裁暨ERA毅業國際顧問組織亞洲區負責人。www.expense-reduction.net，era@era-tw.com） 【2006/08/30 經濟日報】