時間管理 培養效能高手

■ 陳美琪 富蘭克林曾說：「你熱愛生命嗎？那麼請別浪費光陰，因為生命正是由時間組成的 。」經常聽到周遭的人抱怨時間不夠用，每個人一天都有24小時，但時間是無法買賣的資源，無法與他人分享或從他人手中奪走，差異就在運用這些時間做了些什麼？ 策略性檢視運用時間 綜觀時間管理的運用，首重如何才能著眼於全局？要先判斷自己真正想運用時間的方式。先了解如何發揮時間效能的價值，以及手邊工作的意義，然後再運用「時間槓桿」，以策略性的眼光檢視運用時間的方式。也就是確認時間用對地方，就能避免「原地踏步」的窘境。 其次，進行時間規劃的評估，為了讓自己能往目標大步邁進，必須安排事情的先後順序。可以利用「基線管理評估」，設計「現階段時間分配餅形統計圖」，並建立自己的「目標分配餅形設計圖」。 運用時間框限排程法 並以目標為導向，將工作分解為不同的項目，例如：在工作上的成長與改進、人的管理、非管理職責事項及行政工作，花一周進行管理評估，可以更客觀有效的運用時間。 接下來，要如何擬定計畫，以確認計畫確實可行？把列為優先順序的要項和活動整合到「時間槓桿計畫」，根據各項所需時間占總工作時數的比例來分配時間，然後設法降低重要性比重低的活動時間，增加重要性比重高的時間比率，只要目標正確，每一分秒都是朝目標邁進的基石。 要進行有效的時間管理，也可以運用良好的排程工具。「時間框限」就是一種有力的排程法，有助於粗略的規劃每天的工作。進行的方式包括：建立待辦計畫表、將計畫表分類、記錄時間、培養估計時間的技巧，並預留空檔時間，偶發事件發生時才有轉圜的餘地。 最後，必須監督與評估時間表；對於重要的活動，要透過「授權」來減少支出的時間；要發揮創意授權，並著眼於有結果的授權，以獲得更有效的解決方案。另外，找出時間管理的障礙，培養時間管理的好習慣，都有助於管理好時間，提升價值效能。 哈佛商學院《口袋大師教你時間管理》一書，運用精要的說明與表格，快速協助讀者學習時間管理的要訣，只要充分運用書中的知識與方法，你也能成為時間管理高手。（作者是中國生產力中心叢書與發行組經理） 【2006/10/01 經濟日報】