白板文化 引爆創新

■ 廖志德
企業常運用看板來管理生產流程，以提升效率，消除浪費，降低成本，把看板的功用發揮到極致，卻將白板冷落一旁。
看板是指揮系統，透過目視化的生產方式，讓後製工程只向前製工程領取所需的原物料，達到及時生產(Just In Time,JIT)，看板在生產異常狀況發生時，讓組織成員可以一眼就發現問題，因此，導入看板管理的好處是：徹底排除浪費，使整體成本下降，進而提升組織效率。
白板則是創新系統。站在看板前，看到的是指示與數據；但站在白板前面時，眼前雖是一片空白，卻蘊藏了無限的創意空間。指示是由上而下的管理，在於確保將事情做對的紀律，創新的重點卻在於營造組織盡情揮灑的空間，激發個人潛能的釋放，並創造出有價值的突變思維。
不過，若單單在辦公室裡架上白板，就開始幻想創意自此源源不絕地產生，可就有點緣木求魚、癡人說夢了。白板就像是知識管理系統，只是引導大家進行討論、交流與互動的輔助工具，絕不是組織創新動能的本尊，白板的出現只是一種表象，背後的核心精神才是值得重視的。
深入挖掘白板背後隱藏的底層文化，有助於掌握其真實的涵義，不會陷入沒頭沒腦的複製活動，先行掌握幾點原則是必要的功課。
白板文化(一)塑造人人平等的根本精神
階級觀念愈清楚的公司，愈難實現白板文化的理想。白板是一個開放的創意平台，任何人都有丟出自己心中想法的權利，但是在老闆說話才算數的公司裡，部屬由於害怕講錯話，就只會聽命行事，以免觸犯高層領導人的虎威。在知識分享的口號喊得震天價響的今日，是否能夠拋開自己的身分地位，不以官位的高低來衡量說話的份量，是影響白板管理成功的關鍵要素，否則所有的精神喊話都是空談，最後人們分享知識的熱情，還是會被官僚體制的冷凍庫所終結。
尊重個人的意見是好的開始，即使部屬的談話沒有意義，甚至觸犯主管的權威，只要不過分，組織都應該淡然處之。當所有人都願意靜下心來聽別人的想法，而不是急著跳出來反對別人意見，才可能隨緣自在地發表自我真實的看法，不再只是做主管的應聲蟲。
白板文化(二)允許多點時間進行概念發酵
饅頭要經過長時間的咀嚼才能顯其甘甜，創意激發也是同樣的道理。因此，在白板上畫下種種多元雜陳的概念後，不要急著拿起板擦，讓概念留在白板上多醞釀一會兒，這有助於概念與概念之間的交叉觸動，進而產生催化作用，形成創意的爆炸連鎖。
為了擴展概念的視野，建議白板所設計的尺寸不宜過小，否則不足以容納夠多的概念同時陳列。白板基本上只是組織創意觸媒的一種，若能與其他創意觸媒結合運用，效果更佳，例如：可以於桌上放置平時所收藏的新奇事物，當然與討論主題有關最好；也可以朗誦一段詩歌；播放一段精彩影帶；或者請一位意見總是與他人相左的叛逆者參與討論，不同的創意觸媒，有助於將思維領航至不同的未知領域。
白板文化(三)形成對話與互動的力場
當對話落入單向流動的情境時，對於知識的交流、分享與創造就會產生阻礙，良好的對話會產生各種正向能量的對流，宛如中國武術中的太極推手，目的不在打擊對方的弱點，而在借力使力形成更大的能量。有時對話的情況比較激烈，用唇槍舌劍來形容最為傳神，此時參與討論的組織成員要隨機應變，除非有非建設性的力場形成，否則不宜對談話進行過度的干涉。
在充滿能量的互動空間裡，創意與創意之間會產生正性的張力，使得雙方的互動產生利益，而建設性的衝突與摩擦，有助於衝撞出創新的火花。異質概念的交流往往充滿挑戰、誤會與爭執，但是如果能夠善加引導與控制，差異化的衝突就像是植入貝殼的異物，反而刺激了珍珠（知識）的成形。
白板文化(四)學習以圖像來引導思考
集體的圖像思考可以運用白板這個媒介來啟動，在這個想像空間中，可以用符號、程式、解剖圖、顏色及文字來填滿，讓眾人動筆畫下視覺化的思想作品。工作陷入困境，或者思路停滯不前時，不妨找一群人或獨自來到白板之前，藉由白板筆的筆觸喚醒枯竭的心靈。
白板文化(五)無所不在的思考與塗鴉
把白板的框框拿掉就變成白牆，據說在3M公司就有那麼一個四面白牆的場所，牆上貼滿了用Post-it寫的各種創意，任何人只要任何構想就可以來此一貼。國際知名設計公司IDEO召開創意會議時，不但在桌上擺滿有助於思考的觸媒，連四面牆也貼滿刺激思維的各式海報與設計圖。創新不應該被白板所侷限，必須從空間與時間等角度來延伸白板的定義，白牆是白板的擴大版，筆記本是白板的縮小版，而隨時隨地都可以運用腦袋來進行創意思考。
精實製造靠看板，走向創新則不能忽略白板。掛上白板只是宣示創新的象徵，唯有容許員工擁有更寬廣的創作與行動空間，容許他們在空無一物的白板前沉思、塗鴉，以及肆無忌憚地交談，組織才不會繼續受各種教條所束縛。
白板文化鼓勵勤於思考，勤於動腦，鼓勵激烈的論辯與思想的撞擊，重點在於激起員工更強烈的參與感。白板之前人人平等，沒有老闆與員工之分，由於沒有權威在眼前擋路，同時允許並容忍嘗試與錯誤，讓企業得以擁有更多的原創性思維，為組織注入生氣勃勃的創新能量。
（作者是中國生產力中心顧問師）
【2005/05/08 經濟日報】