【經濟日報╱陳盈如】
你是不是常有這種感覺：明明已經很努力了，還是常被工作追著跑？加班成為家常便飯，為什麼事情還是一件接著一件來？即使已經完成了很多事，還是高興不起來，因為成就感早已被那些還沒完成的事情給淹沒了。
工作繁多，時間有限，要怎麼分配才能游刃有餘？中國生產力中心教育訓練特約講師田珈瑋指出，時間管理出問題，最常見的原因是未按事情的輕重緩急，事先排定優先順序，給予每一件事適當的時間，很多人將很多時間花在無意義或不重要的事情上，只留下少許時間給真正重要的事。
凡事未預排優先順序，就會有接二連三不相關的事陸續進來，占滿自己的時間表，慢慢影響了進度，最後發展成自己無法掌控及預料的結果。決定事情的處理順序及輕重緩急是有技巧的，而且非常重要。
技巧一：分辨輕重緩急
時間管理的第一步，是把每天要做的事情妥善分類，按照輕重緩急做出更細部的行動計畫。
第一類是「重要又緊急」的事。這些事情，第一時間必須完成，而且二話不說馬上要去做。
第二類是「重要卻不緊急」的事。平時要多注意這類事情，如果一再拖延，就會變成重要又緊急的事，應該擬定具體目標和化整為零的計畫，按時完成。久而久之，將會發現緊急而重要的事情愈來愈少，達到「凡事豫則立」的境界。
第三類是指「緊急但不重要」的事。通常是些臨時性、看起來似乎需要立刻採取行動的事情，可以先想想完成這些事項是否只是滿足別人的要求，能否加以婉拒，或利用工作空檔來完成即可。
第四類是「不緊急不重要」的事。不必多花精神體力，甚至可以託付別人完成。
技巧二：養成良好習慣
時間管理也是一種個人習慣的養成，先把一天要做的事，列出清單，並安排處理的順序，把類似的事情或順道可以完成的事情集中處理，在每項工作完成後要定時進行記錄和查閱，並花時間做明天和後天的工作計畫，以及訂定下個月的任務目標。如此，就可以兼顧事情的急迫性和長期性。有些事無法每天做，但可以每日、每周、每月做一次或兩次，雖然無法立即看到成效，但是長期下來卻能累積可觀的成果。
技巧三：有效的授權
時間管理效益不彰的原因之一，在於不懂得授權。許多主管抱怨時間不夠用，經常加班，還把工作帶回家，對於交代給他人做的事情總是不放心，要求部屬每件事情都向自己彙報，如此耗費心力又無法提升工作效率的情況屢見不鮮。田珈瑋強調，授權不是把自己不想做、不要做的工作丟出去，而是要用一種啟發性的觀點去引導員工，教授他們做事的技能，引導他們做得更快、更好，才能達到有效授權。
田珈瑋歸納出時間管理的幾點要訣：
1.設定優先順序，將工作按照急緩程度排列順序，優先處理緊急事件，可緩辦者， 等時間充裕時再處理。
2.將事情運用表格格式化，依先後順序分門別類處理。
3.面臨問題不拖延，避免堆積如山，徒增壓力。
4.不要只思考問題，不採取行動，儘快設法著手解決問題。
5.不是每件事都必須做，面對同時出現的問題，要有所取捨。
6.學會說「不」的藝術，不要過度承諾，適度拒絕他人的要求或請託。
7.多利用身邊的資源，共同協力完成會比單打獨鬥，來得快又好。
8.無法解決的問題，不要鑽牛角尖過度煩惱。
（作者是中國生產力中心能力雜誌編輯）
【2008/01/20 經濟日報】
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