【經濟日報╱呂玉娟】
從主管到員工，每個人都要追逐自己設定或組織要求的目標與績效，而一天就只有24小時，要讓生活與工作游刃有餘，就必須學會以最少時間創造最高效益的方法與技巧。
時間不夠用，事情做不完，有時並不是你不懂得設定優先順序及分辨輕重緩急，只是工作流程中一些被忽略的小事，成為阻礙工作效率的路障。
路障一：雜亂的辦公桌與檔案
根據《華爾街日報》報導，美國企業主管因為辦公桌與檔案雜亂無章，資料未擺在正確的位置，每天平均要浪費一小時來尋找所需的資訊，這代表一年就浪費六周的時間。
另一項調查顯示，上班族每周浪費三小時在尋找「不見」的物品。物品不會憑空消失，只是不知道放到哪裡了。工作空間的整理，對工作效能有很大的影響，工作空間必須盡量靠近共事者或所需資源，以便隨時溝通，或方便拿取資料，使用過後，也要確實物歸原處。一旦養成好習慣，即使是小小動作，效率也能大大加分。
路障二：文具物品用時方恨少
急著裝訂報告，訂書針卻沒有了；急著列印文件，紙張卻用完了。這種小事累積起來，不但浪費時間，還會讓人抓狂。平時就將文具用品擺放在固定地點，不但存取方便，更可以節省翻找的時間。此外，隨時掌握物品的存量，適時補充，避免在分秒必爭的關鍵時刻，還得將時間消耗在文具用品尋找與補充上。
路障三：擾人的電話
電話便利了人與人之間的溝通，但也可能變成效率殺手。事實上，多數電話耗費的時間，都比真正需要的時間更長，要提升工作效能，必須避免耗費過多時間在不重要的電話交談上。
要提高電話溝通的效率，可以掌握以下技巧：
1.開場白問候精簡，迅速進入正題。
2.事先寫下談話主題，避免離題；主控談話內容與節奏。
3.桌上擺放時鐘提醒時間，避免話匣子一打開就停不了。
4.挑選對方較不忙的時候打電話，減少等待時間；如果對方是「長舌族」，就要挑選對方最忙的時間，以求速戰速決。
5.運用來電顯示功能，進行電話過濾，避免無謂的干擾；輸入常用電話，使用記憶撥號，按一個鍵即可撥出，節省尋找號碼及撥號的時間。
路障四：塞爆的電子郵件信箱
電子郵件信箱動不動就塞爆，休幾天假就累積數百封e-mail，讓人不知從何看起，已有不少人覺得e-mail的發明真是個詛咒。
管理e-mail有下列撇步：
1.善用刪除鍵，刪除任何明顯的垃圾郵件，連開都不必開。
2.不必把e-mail信箱告訴每一個人，選擇對象告知。
3.不要用e-mail來回應需要一連串往返通訊的事，這種事以電話或當面說更有效率。
4.發信時主旨欄要明確、引人注意，才不會被當成垃圾郵件處理。
5.定時檢視信箱，不必一收到信立刻打開，或者看了內容就立即處理，如果整天老想著檢查電子郵件，可能會打斷工作的流程與思路。
6.如果不想讓笑話之類的郵件擠爆信箱，可以態度堅決地表明拒絕此類信件，尤其「轉寄給幾十位好朋友，否則會有噩運」之類危言聳聽的信件。
時間管理很重要，但也別忘了隨時清除影響工作效率的路障，更能創造事半功倍的高績效。
（作者是中國生產力中心能力雜誌總編輯）
【2008/01/20 經濟日報】
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