節流高手》不當列印 吃掉利潤

■ 葉益成 有人喜歡影印或列印文件，結果是一堆堆的資料堆放在桌子的一隅，甚至躺滿抽屜、檔案櫃，既沒有人去翻閱，也占據寶貴空間。企業的利潤就在不知不覺中被印掉了。 為了降低影列印支出，企業應革除人人一份公告、通知、報告的惡習，改為只列印一份文件，並附上傳閱名單，要求閱畢的人在傳閱單上簽名，待傳閱完畢，回傳至指定人員歸檔。 此外，善用公布欄及公告，既可收降低碳粉、紙張和維修支出的直接效益，也能產生員工時間分配更具效率，存放紙張空間和衍生成本相對變小的間接效益。 不論是租賃或買斷複印機，企業都應設法取得最佳價碼。仔細審視合約書，透過重新協議或尋找新供應商，是節省相關花費的第一步。以下作法可協助企業進一步減少影列印支出： 1.指定專人管理事務機器，訓練員工善用機器，或要求廠商提供免費訓練課程。 2.避免印錯或卡紙情形的發生，使用符合磅數要求的紙張。 3.張貼常用功能圖解說明，例如縮小放大、分類、雙面影印等。 4.善用縮小功能，把兩頁文件合印在一張紙上。 5.列印文件前，記得做好校正工作。 6.去除將任何文件印出，再做重複校正的反射動作。 7.使用精簡的文字和較小的字體，避免文件中有些頁數只有幾個字的現象，既不美觀又浪費紙張。 8.評估由廠商或企業自行負責機器維護及碳粉供應的成本支出效益。 9.當影列印品質變差時，取出碳粉匣搖晃，使碳粉平均散佈，即可多影列印近百張。若擔心影列印效果不佳，可限用於草稿或內部文件。 10.善用各類系統和軟體。如使用簡報軟體Power Point中的講義列印選項，以「每頁投影片張數」的列印呈現方式，取代每頁列印。 （作者是ERA毅業國際組織亞洲區負責人暨中華毅業總裁、中華成本管控學會理事長。www.expense-reduction.com.tw） 【2006/04/12 經濟日報】