自我經營》擊退憂鬱的星期

■ 大前研一 周日傍晚開始，感覺到呼吸愈來愈沉重。隔天又以憂鬱的表情，去公司上班。「憂鬱的星期一」，是上班族的天敵。如何才能以輕鬆愉快的心情迎接周一呢？最重要的關鍵就是周末假期的時間分配。 從周五晚開始周末休閒活動。 美國人的周末假期是從周五晚上開始的。即使和同事、朋友一起去喝酒，也大約一個小時左右就結束回家。計劃外出度假的人，也大多會在周五就出門。如此一來，從周六早上開始，就可以好好地享受周末的休閒生活。 在日本，也有「HANA KIN」（花金，意指「快樂的周五」）的說法，抱著「明天就是假日」的快樂心情，不知不覺地喝醉了。結果，到隔天早上都還在宿醉，一邊看著電視，一邊漫無目標地昏睡。周五晚上的缺乏節制，讓寶貴的周六就這樣白白地浪費掉。 周六，享受體力型的休閒活動；周日，讓身心充分休息。 在周六，我都是好好地享受騎乘越野摩托車及雪上摩托車。很多每周打高爾夫球的經營者，也都會避開周日，把球敘安排在周六。因為周日運動，身體上的疲累將會延續到周一。 容易身心疲累的活動，盡量安排在周六。此外，一天來回的活動，例如旅行、主題樂園的遊玩、購物以及朋友聚會等，也都是一樣。 我將按摩、理髮、上沙龍修剪指甲等放鬆型的休閒活動，儘可能地集中在周日。同時，在人車稀少的假日，騎著電動自行車悠遊市區，在空曠的馬路上迎風奔馳，心情非常舒暢。偶爾停下腳步，眺望花草樹木，也可感到內心的平靜。 周日晚餐後，結束周末休閒活動，周日晚上，準備隔天的工作。 周日晚餐之後，就很難再輕鬆地享受休閒活動，而自然而然地想起工作上的事情，這是上班族普遍的現象。 既然如此，不如就以周日晚餐，做為周末假期的終止時刻。利用假日外出旅行，也設法在周日晚餐時間之前回到家。夜晚就設定為下周工作的準備時間。 在這段時間裡，最有效的工作就是確認未來的行程。例如：未來一周或者未來一個月的行程。如此一來，工作的程序就會自然地在腦海中演練。從周一早上開始，一周的工作將會明確又順利地進行，工作生產力也會提高。 此外，在這段時間構思會議的提案與發言，也很有效果。換句話說，就是為個別的工作，進行事前的心理準備。 周日晚上，我個人還會再做一件事情。那就是寄發電子郵件給一些可能反對我的提案的人。事先說明自己提案的理由與目的，並且寫下「誠心地希望能得到您的理解與協助」等字句。周一早，當對方收到這封郵件，並且注意到發信時間是周日晚上，對方也會感受到誠意，而軟化反對的強硬態度。這就是人性。 挽救假日的三種方法 「我再回電給您」是時間的浪費：如果無法在下班之前完成重要的聯絡事項，將會影響到假日休閒的時間與心情──Ａ先生下班之後去看電影，心裡卻一直掛念著一件未完成的工作，而無法專心。原來下班之前，他一直聯絡不到客戶。雖然Ａ先生在客戶的手機裡，留下「關於請您考慮的事情，我會再打電話給您。那麼，再聯絡。」的訊息，這是非常典型的失敗留言，也破壞了休閒生活。 如果在留言中，能夠清楚地傳達事情與結論，心情就會變得比較輕鬆。因為只要能夠收到對方「那樣就可以」的確認留言，工作就可以順利進行了。 為一個議案，準備三種提案：這個情況就是擔心自己的企劃案被否決──Ｂ先生在周末時，和家人一起去郊遊。當他高興地吃著便當、看著自己的小孩時，突然嘆了一口氣，心裡擔心地想：「周五的提案，如果在周一上班時被否決，那就又得重頭開始了。這個提案我可是用心地做了兩個星期……。」 如果只是預備一份提案，那不僅是準備不足，也會造成精神上的壓力。面對這樣的情況，最好的處理方式就是預備三個提案。如此，就算第一個提案被否決，心裡也不會太慌亂。 上班之前完成雜務，提升工作效率：我每天早上五點起床，到九點上班之前，我都是一個人工作。回覆海外寄來的電子郵件、閱讀剪報、整理文件，以及批示員工上呈的資料。 在上班之前，就完成部分個人的工作。上班時間就可以完全投入一個人無法完成的工作，例如；聯絡、拜訪客戶、開會、交涉等。晚上，就可以和重要的人一起吃飯、看電影、聽音樂會、看歌劇……等。即使在周末清晨，我的作息方式基本上也沒有改變。換言之，在休閒活動之前，我就已經完成工作了。因此，周一上班時，我就沒有未完成的工作。 如果是因為通勤時間，無法從早上六點就開始工作的話，也可以早一點到公司，在上司及部屬上班之前，自己一個人開始工作。集中精神地工作，養成上午完成工作的習慣。與其雜亂地進行，不如集中精神地完成。如此，效率將會明顯提高。 有些人都以「引擎還沒有開始運轉」的理由，散漫地度過上午的時間。到了下午，工作一忙之後，就沒有時間蒐集資料或整理文件。最後，就只好加班了。 （本文摘自天下雜誌出版《off學──會玩，才會成功》） 【2006/04/09 經濟日報】