採購部門的新角色

大多數公司把採購部門視為不重要的幫襯角色，它們採取的採購模式是：運用一切可能手段，為每筆採購交易找到最優惠的價格。其實，採購部門可以扮演更積極的策略性角色，透過創新和更優秀的長期成本績效，為公司創造價值。 編輯部／文 大多數公司把採購部門視為不重要的幫襯角色，它們採取的採購模式是：運用一切可能手段，為每筆採購交易找到最優惠的價格。其實，採購部門可以扮演更積極的策略性角色，透過創新和更優秀的長期成本績效，為公司創造價值。曾任寶馬汽車公司（ＢＭＷ）採購部資深副總裁長達十年的沃爾夫（Horst-Henning Wolf），最近在「史隆管理評論」（Sloan Management Review）上，分享他領導該公司採購部門轉型為各部門策略夥伴的經驗。在過去十年，ＢＭＷ的採購部門積極參與公司產品與流程設計的決策，為公司節省了可觀的成本，也對公司的各種活動發揮策略性的影響。 這樣的轉型是透過以下幾個層面的努力： 1.影響各部門的採購需求。傳統的採購決策是由各部門各自為政，採購部門只是個代辦的行政機構，造成各部門在採購上缺乏凝聚與成本效益。ＢＭＷ的採購部門改採主動積極方式，和各部門分享資訊與知識，設法影響它們的採購決策，遊說它們採取最佳的整體解決方案。例如在產品發展的早期階段，採購部門就提供意見：哪些設計特色將會影響製造廠的技術設備或投資需求；哪些材料、零組件與系統最能符合終端使用者的需要。 2.將知識集中管理。設立線上系統，採購部門先針對金額較小的採購案，準備好合約，訂定一些標準，讓各部門在這些標準內自行決定它們的需要，管理它們的訂購與採買，並在線上訂購他們所需要的供應品。這麼一來，採購部門的人員可以騰出更多時間，做更能創造價值的工作。同時，線上系統也是一個快速分享資訊與知識的管道，讓全世界各地單位能快速獲知公司的採購決策，讓地方單位的意見更快速反應給中央，也讓各地方單位彼此快速交流資訊，分享可能的解決方案。 3.創造一個具有技術能力的文化。 要成為其他部門的策略夥伴，採購部門必須在供應商及內部各部門眼中建立起聲譽，不斷擴展自己的技術知識。 ＢＭＷ的採購部門採取雙管齊下的努力： 第一，制定有系統的訓練與教育方案，幫助同仁獲得技術性知識，通常是透過交叉訓練或研討會方式； 第二，開始招募產業特定領域的專業人員，把他們訓練成採購人員。當採購人員擁有技術知識時，就能在各部門人員和供應商之間扮演更稱職的介面，影響供應商的成本與投資層面，對內部各部門的各項決策提供有用的建議。 4.建立堅實的關係。 擁有技術方面的知識還不夠，稱職的採購人員還必須具備優異的人際關係技巧和誠信特質，才能贏得供應商和內部各部門的信賴。ＢＭＷ的採購部門認為，採購人員會遭遇各種不同狀況，必須以共同價值觀作為基礎，才能確保採購方法維持一貫、正直，建立堅實的內部與外部夥伴關係。

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