■ 吳素環
微利時代下，為了提升經營績效，企業無不重視收入開源與支出節流。然而，由於競爭激烈，開源不僅不易，且空間相當有限，因之節流遂成為企業提升經營績效的最佳手段之一。
對於節流如何起頭徬徨無措的企業而言，我們建議可以先從健全的採購支出分析資訊著手。這類管理資訊可以協助企業透視何處有較大的節流空間，例如：分析各採購項目支出金額、供應商數及採購項目的特性，藉以辨識出哪些項目應集中採購、或加強供應商管理。
可惜地是，現代企業經常因合併／購併、系統眾多或過於老舊、未專注於採購管理或分權採購等因素，使得採購管理資訊不易整合、或品質不佳。在缺乏高品質、且適當的採購管理資訊的情況下，容易導致企業採用不適當的採購策略及流程，例如：同類採購項目過於分散，造成供應商過多而忽略了集中採購的議價效果、許多支出未透過採購系統管理、各事業單位的採購程序或控管不一致等，致使採購及管理成本高出甚多。
降低採購支出的第一步，企業需要先了解下列問題，才能找出可降低支出的領域、並對症下藥：
一、 企業採購了那些物品及項目
二、 成本花費為何
三、 向那些供應商購買
四、 供應商之間是否為關係企業
五、 何種支出有統籌控管、何種支出沒有統籌控管等
透過採購支出分析，企業可以瞭解現行的支出模式，並依各類採購項目的特性及對公司營運的影響，發展最佳的採購策略及流程。以各事業單位共通性高的採購項目為例（如文具用品、電腦週邊耗材、保全費用、清潔費等），便可採用集中採購策略，以優惠的交易條件降低採購成本。至於共通性較低的採購項目（例如特定維修零件、特殊工具等），則可授權各事業單位自行採購，以在採購效率及成本之間取得平衡點。
完善的採購支出分析是企業取得採購管理資訊一個起點，它可以依供應商別、採購項目別、事業單位別等構面進行分析，並結合其它構面分析其採購金額、供應商數、處理的發票量等，以協助企業在採購策略、供應商管理及作業流程上進行改善，達成節省採購支出、降低採購管理成本的目標。
此外，採購支出分析不僅是提供管理分析資訊的工具，更重要的是，它還能將分析資訊轉化為支出節省的機會。一般而言，透過採購支出分析可辨識出的支出節省機會如下：
一、企業可辨識出分散於多數供應商的採購項目，而將採購集中於少數供應商，以取得較優惠的交易條件及較高的折扣，並且便於管理。
二、企業可依採購項目的特性，擬定適當的集中採購策略，並使各事業單位依統籌採購合約進行採購，以量制價提升企業採購議價能力，使整體企業取得最大的折扣效益。
三、企業可了解每一供應商的交易條件及採購金額，在進行採購交易時，才能協商更有利的交易條件及選擇適當之供應商，並以合乎成本效益的方式管理供應商。
四、企業可辨識出主要支出項目為何，專注於規劃管理高額支出採購項目，擬定適當採購策略降低採購成本。
美國策略供應研究中心（CAPS）研究顯示，一般企業約有36％的支出來自非生產性的直接原料及人工費用上，而這類支出的控制通常較不嚴謹，所以經常可發現很高的支出節省機會。因此，欲跨出節流第一步的企業，不妨先著手分析這類支出，以發掘出公司潛在的節省機會。
健全的採購支出分析已為許多企業帶來卓越的支出節省效益。國外某家製藥公司分析25個事業單位共計200億美元的支出資料，並針對採購支出分析結果，改善供應商的管理及採購策略後，即發現企業預估可於三年內節省5億美元的支出，顯示了健全的採購支出分析的高效益。因之，企業應更積極檢視採購支出分析資訊是否不易取得、採購管理資訊是否不正確、是否僅有少數支出以合約方式採購、又或採購交涉力量薄弱等情況，以辨識並防堵不必要的支出，奠定企業營運及策略性採購的根基，進而提昇經營績效。
（作者是資誠企業管理顧問公司副總經理。本文。本專欄每周五刊登）
【2005/07/01 經濟日報】
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