■ 林士和
資訊科技進步、作業自動化普及，造成上班族花在實際營運作業的時間愈來愈短；相對地，為因應業務範疇擴大及企業國際化，開會溝通的需求日增，占掉大部分的工作時間，會議效率也因此變成影響工作效率的要素。
然而，一再發生的會而不議、議而不決、決而不行，不斷磨損員工的耐心與信心，視會議為阻礙工作效率的絆腳石，進而厭惡及排斥會議。
為改善此問題，不少人在會議準備、進行模式上尋求突破，但會議時間或許可以縮短，會議次數卻不盡然能有效減少，甚至可能增加。因為造成會議延宕的原因不在會議本身，而是議題無法有效解決，必須一再開會討論相同議題。所以，正本清源之道，應從產生具體決議為前提，來思考改善之道。
會議的基本宗旨就是集合攸關人員共同商討，以定奪下一步，所以具體達成「下一步」行動方案的共識，就是提升會議效率的關鍵。
因此，有效率的會議會產生建設性的會議決議及詳實的會議紀錄。會議紀錄並非與會人的談話內容，而是下一步工作的分派，包括行動計畫、行動負責人、行動時程表。畢竟會議中的腦力激盪，必須透過集體討論轉化成具體可付諸執行的行動方案，開會才具有意義。
【2005/06/28 經濟日報】
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