節流高手》發揮通訊最大效能

■ 葉益成
企業要降低成本，絕不能漏掉通訊成本。仔細分析費用項目，找出被忽略的成本浪費，重新探討及規劃通訊費用結構，必能達到節費目的。
壓低通訊費用最直接的方法就是管控電話使用，如通話限時（一般3到5分鐘，已足以完成有效的溝通)、密碼監控、權限控制（依市內、長途、部門職掌、職等做管控）。以下做法也有助於降低通訊支出。
1.檢討現有電話分布與線路的合理性。
2.了解電信公司的收費時段差異：試著將海外電話集中在非尖峰的便宜時段。
3.禁打長途電話：確保員工電話不能撥打國內長途電話或國際電話，可設撥打長途電話的專線，員工若確有需要，可加以利用，但須嚴格記錄與控管。
4.禁止撥打查號台電話：網路的黃頁搜尋，既快又省錢。
5.撥打免付費電話：儘可能撥打他人提供的免付費電話，公司的免付費電話是為客戶而設，應禁止員工使用。
6.改用簡訊：傳簡訊比打電話便宜，善用簡訊問候客戶、確認見面時間及行銷。
7.使用預付卡：若預付卡的費率與可用秒數較划算，可考慮讓出差員工使用預付卡，出差結束繳回，不只省錢，又可控管費用。
8.傳真省一點、快一點：省略封面、只用白色紙張、減少需要耗用較多碳粉的傳真內容，即減少圖表、粗體字、陰影字。
節省通訊支出，最重要的是，做到「公務公用、私務私用」的原則，透過抽檢帳單，根除公器私用的情形。立即告戒、私用付費原則上可以達到有效管控的目的。如此，節省三到四成的電話費用並非難事。
（作者是ERA毅業國際組織亞洲區負責人暨中華毅業總裁、中華成本管控學會理事長。 www.expense-reduction.com.tw）
【2006/02/08 經濟日報】