■ 葉益成
華爾街日報日前宣布縮小國際版，國內版未來也將跟進，以撙節不斷飆升的印報成本，預計一年可省1,800萬美元的印製與紙張費用。如何壓低印刷費用，對一般企業而言，也是提升獲利的一個重要課題。
企業常忽略表格管理，而有導致表格種類過多和未標準化的問題。這不只會增加印刷成本，也會增加庫存等相關成本。降低印刷成本，除了減少表單種類，也可以從以下幾個方向著手。
1.了解印刷的規格與需求量。印刷廠通常希望印刷量能達一定水準，而且規格正常，否則會要求較高的價碼。
2.精確預估印刷量。可以要求行銷人員提出業務預估和行銷效益分析，以此估算印刷量。若初次印刷量已超出基本印量需求，可視情況要求分批印刷以免超印。
3.集中表格印製管理，做好印製需求者與提供者間的管理。表格的產生應統一管理，以確認必要性並避免重複。
4.相同及類似的表格合而為一，所有的設計都應遵行既定標準。
5.內部表格單色化。內部表格主要用於蒐集資料和訊息，單色且簡單的設計，便綽綽有餘。
6.透過內部整合，以達到以量制價。
7.每一種表格應有特殊編號，以茲辨認及後續印刷使用。編號能協助印刷者及申請者找到所要的正確表格形式，避免印錯。
8.設計新表格，應進行以下基本檢視：為何有必要印製這個新表格？是否可以和既有表格結合？如果可行的話，為何不使用電子表格？
（作者是ERA毅業國際組織台灣區負責人暨中華毅業總裁、中華成本管控學會理事長。http://www.expense-reduction.com.tw；email:era@era-tw.com）
【2005/10/26 經濟日報】
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