Step by Step作業標準書製作七步驟

■ 鄭琳鋒
上周提及作業標準書的種類以及製作重點，本周談的是作業標準書製作七項重要步驟，期望能夠協助企業第一次製作時就能得心應手。
步驟一 主辦單位選定
一件作業或業務執行過程中，若有多數部門參與執行，需選定業務主要核心單位為流程的主辦單位。身為主辦單位的業務負責人，須了解主辦業務流程中的全部工作項目之間程序的投入與產出關係，並就實際現狀與業務目標進行深入解析，蒐集相關單位執行上問題點，及聽取各級主管對此業務的期望與執行人員的意見。這些資訊都是提供製作作業標準書的重要依據來源。
步驟二 製作準備期
製訂作業標準書前應有一充分準備期，從中了解此一業務流程內容項目全貌，例如目前實施作法、過去問題點、現場執行人員的意見及看法、主管的期望與部門目標等相關需求，這些都是撰寫一份完善作業標準書所需具備的前置步驟。在完成應有資訊蒐集後，進行資料彙編，最重要的是訂出各資料項目須具有同位階的歸納法，並釐清各項目間關係與先後順序， 再進入標準書流程步驟的試編，如此方能滿足上述各項需求 。
步驟三 選定功能類別
作業標準書依欲規範的對象可分為人、事、物三大類，但常常因需求狀況或條件改變，可做出不同的排列組合。企業內部應事先定義各種標準書類別、使用目的、內容架構與格式編排方式等要素，使得全公司文件之間不會有相互矛盾、斷層遺漏或重疊的現象發生。
步驟四 製訂流程要領
製訂作業標準書，須先將作業流程、內容細節、方法、時間、技術與相關單位等資料，做好確認、排序與標準化。編寫的要領在於站在一位「什麼都不懂」的執行人員的角度來撰寫。編寫業務執行的順序，須掌握何種要領，會用到什麼技術或標準，以及遇到問題的種類及處理措施等資訊，都是製訂作業標準書文件內容中不可或缺的考量。
步驟五 編寫標準書內容
編寫作業標準書，需有高階管理者、幕僚單位、現場單位與技術單位等各方的支持及配合，更需對客戶、產品、機械設備、關鍵技術與環境條件等不同層面有所了解，才能以各業務或產品為主軸，展開相關步驟或執行要項，加上各前述相關權責與核准權限，以及周邊資訊的輔助，如此方能夠據以製作一份好的標準書。此外，編寫作業標準書應儘可能納入現場的意見、要求，採行現場與幕僚一起製作的方式，以減少製作與實施時修改所需的時間與成本。
步驟六 製作案的檢討、修正與認可
作業標準書參考案必須實際操作，並由相關人員確認該作業方法是否可以執行，且是最為理想的作業方法。如果提供不周全的作業標準書，現場作業標準書的權威性將會淡化，並恐有無法使用之虞。另外，對於不依標準書的作業方法從事工作的人員來說，要正確指導，讓他記住標準書的作業方法，並確切遵守。
步驟七 作業標準書的管理
分發到現場的作業標準，可由部門主管管制，讓任何人在任何時候都能取得、利用。標準書新製訂或變更時，現場管理者須向作業人員說明、指導內容，使其確實了解並遵行標準。值得注意的是，主辦部門必須控管有效文件，新增、修訂、變更或廢止時，一定要進行有效管制分發，並將舊標準回收。
（作者是中國生產力中心品質管理組經理）
【2005/09/25 經濟日報】