■ 程日昌
資訊部門的功能在於協助企業在現有的經營模式下，建立資訊應用環境，提升組織內部活動效率，因應外部現實環境，以達成財務目標。作業順暢的企業資訊環境是一點一滴累積而來，不可能一蹴可幾。以下是企業施行電腦化的幾種方式：
自行開發軟體
也就是量身訂作，依企業的作業流程開發軟體，應明確訂出系統範圍，便於掌握開發進度，以免專案失控。資訊部門主管、專案領導人與系統分析人員對企業作業流程與經營策略，應有深入了解，才能正確選出符合企業發展的資料庫、軟體開發工具、前端及後端平台。
專案成員應包括有邏輯思考且具有資料流程概念的資深財會人員；系統範圍內的相關部門也應派代表參加（最好具備財會人員相同條件）。特別的是，系統分析人員若熟悉開發工具，能分工獨當一面，負責一個功能模組，對專案更有成本／效益上的加分效果。
在系統開發階段，系統訪談文件、系統分析文件、開會紀錄、系統功能規格書、程式規格書等資料，應有固定格式且妥善保存。系統訪談後，最好舉行作業流程簡報，相關部門高階主管一律參加，一方面減少系統功能設計錯誤，另方面確認作業流程與使用者需求。當然，重要的是，保留彈性，預期改變，作業流程以簡單明瞭為原則。
在系統完成後上線初期，通常會產生至少三到六個月的陣痛期，此時高層主管的支持與鼓勵，是系統上線成功的關鍵。
軟體外包
若資訊人員編制不多，可採取這個方式。雖然將軟體外包，但資料庫、軟體開發工具、前端及後端平台等採購與管理，還是得自己處理。
軟體外包有兩種，一是將所有程式撰寫工作委外，一是自系統訪談到系統上線，全部委外。前者比較不建議，因程式規格書寫得再詳細，程式撰寫人員無法得知上下左右資料流程，可能程式要重寫，以免浪費時間在Debug程式上。
自系統訪談到系統上線全部委外，找尋委外廠商時，要注意開發廠商的實績 ，即實際完成那些專案，且已上線使用中；最好詢問專案用戶該廠商的專業能力與配合度。
導入ERP系統
若覺得上述兩種方案耗時過久，導入ERP系統是另一個選擇。導入ERP系統，首先要了解企業的商業模式、規模及未來可能發展等，並評估下列費用與問題：前端及後端平台、ERP軟體、資料庫、輔導顧問、軟體維護合約、ERP系統後續維護人員與組織；系統穩定性、整合性、擴充性及因應業務需求的系統維護等。完成評估後，再選擇ERP系統。
租用ASP及引進套裝軟體
ASP指的是透過網際網路，業者集中管理應用軟體，標準套裝化，並以租用的方式提供承租者軟體服務。套裝軟體只能應用於大眾化的問題上，可直接購買現成的資訊系統，無法滿足個別資訊系統的特別需求。
上述導入方案各有優缺點，廠商宜慎選最適合的方式，而不是最好的方式。
但無論使用那種方式，皆有其共同點與注意事項。專案成員應涵蓋有邏輯思考且具有資料流程概念的資深財會人員及相關部門代表。至少每三到六個月檢討現有流程、報表是否滿足顧客與業務需求，再新增或維護軟體。有些企業高層只問結果不問過程，使得關鍵作業流程無法明確決定，若考慮不周全，日後再修改，就像水泥已凝固，只得打掉重新設計。
有些企業以為導入ERP系統就可解決電腦化所有問題，但ERP系統只是軟體，無法替企業擬訂策略，況且每家企業的作業流程不一樣。因此，軟體系統修改與維護的能力就非常重要，可迅速支援業務需求與組織策略的變化，提升組織戰力。
企業實施e化專案時，設有專案小組與專案委員會臨時組織，但到後來卻變成MIS人員自己在玩，應避免此現象。系統上線後，磨合期難免，使用者應改變使用習慣並設法適應。企業更新資訊軟體，應以現行軟體系統功能與作業流程為範本，明確系統範圍與所需功能，重新討論舊有資料流程是否符合現行組織作業流程，更改後的作業流程輔以資訊軟體的配合，作業效率自可提升。
隨著網際網路發展，軟體系統也漸以Web-based為主，但不論工具如何演變，功能需求也大致相同，不同的是要考慮網路安全、行動設備及無線網路需求。因此，只要能提供正確即時資訊的軟體系統，就是好系統。資訊通路龍頭聯強與統一超商也是累積經驗，循序漸進配合業務需求，而改進資訊軟體，造就今天的地位。有了穩固的電腦化基礎後，再整合SCM、CRM等系統，才是務實的作法。
（作者是好樂迪集團資訊處資訊長/副總經理，政大EMBA 94級資訊管理組）
【2005/07/31 經濟日報】
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