時間管理》派工法則 掌控工作節奏

【經濟日報╱賴盈如】

服務資訊業逾20年，凌群電腦總經理劉瑞隆4月起，出任中華民國資訊軟體協會理事長，他忙於四處拜會，積極整合軟體產業資源。身兼兩職，要掌控快速的工作節奏，他靠的是「派工法則」。 「先完成比較簡單的工作」，劉瑞隆進一步解釋，愈簡單的事務，處理時間愈短；經過有效的派工，就能縮短解決事情的時間。 劉瑞隆說，一旦壓縮了部分時間，無形中也爭取了更多可用的時間。這就是他多年來，因應快速工作節奏，善加管理時間的要訣。 「排程」及「派工」都與生產作業有關。劉瑞隆的研究專長是生產排程，他形容產出工作成果，就像個人生產線的作業，要分配資源、安排行程、分派工作，因此，可以運用派工法則管理個人時間。 一般而言，派工法則眾多，多基於優化產量、周期時間、工具使用率等考量。劉瑞隆假設，影響最終工作成果的要素是時間，所以，他以時間導向執行派工處理。 「先全面檢視當天要列入排程的資源和工作，再決定派工的優先順序。」實務上，派工問題錯綜複雜，影響因素很多。劉瑞隆建議，每天一早，先估算當天總共要花多少時間，才能完成所有的工作，據此，判斷完成某件事所花的時間，是否可以接受。 例如，今天要完成所有工作，至少得花12個小時，而處理某個標案，須召開約半天時間的內部會議，所以，得運用派工原則來縮短會議時間。由於員工須花些時間 做會前準備，因此，劉瑞隆把這件事情排定在下午兩點，再透過系統立即通知各部門備齊相關資料。把原本可能耗費些許時間的會前準備，藉由工具壓縮時間，這就 是決定派工的順序和方式。 劉瑞隆一早踏進辦公室，都會先花半小時，瀏覽電子郵件，之後依照派工法則，先解決只須花費些許時間就能完成的工作，再把其他需要排程的事項一一分派處理。 「要懂得利用工具來加速派工。」工欲善其事，必先利其器，劉瑞隆說，使用好的資訊工具來輔助工作，是身為資訊人的基本認知。 在行程中間或會議休息時間，常見劉瑞隆低頭點選隨身攜帶的PDA和迷你行動電腦（UMPC）。與其他CEO不同的是，他的PDA和UMPC除安裝便於商務作業的微軟Office，還有凌群自行開發的MMI專案管理平台，以及凌群集團的ERP系統。 在CMMI專案管理平台上，劉瑞隆隨時透過網路，掌控公司專案進度，協助他與凌群的全球客戶即時互動。 他更常利用零碎時間連上ERP系統，閱讀公司所有的即時資訊，然後分派公務。業務活動、報價作業、內部審批作業、業務管理，甚至是業務人員的拜訪計畫和紀錄，劉瑞隆都善用時間、透過系統，加速派工管理。 「善用時間及工具的派工法則，讓我更能有效的安排時間！」數十年來堅持派工原則，劉瑞隆笑著說，工作排程做好派工，這是他學以致用的最佳收穫。 【2008/08/13 經濟日報】