比爾蓋茲的思考周

鄒景平/資訊科技專欄作者 　

微軟公司董事長比爾蓋茲在這個月的財富雜誌上寫了一篇文章，談自己是如何工作的(How I work)，很值得參考，他說：「從現在回顧三十年前微軟剛創立的時候，工作的變化幾乎難以置信，我們終於接近我所謂的數位工作風格。」，他的辦公室很少紙張，辦公桌上有三個21英吋的NEC螢幕，它們都跟同一個桌上電腦同步。

　左邊螢幕是電子郵件列表，中間是他正在讀或回應的電子郵件，瀏覽器則顯示在右邊螢幕。這樣的安排讓他在處理事情時，能很快瞥過新到的訊息，也能把他正在看的eMail相關網頁呈現在瀏覽器上。

　由於微軟公司選擇e-mail 作為溝通工具，蓋茲每天大約收到一百封e-mail，只有他允許的人的郵件，才會直接寄到他的信箱中，其餘的信件，則由助手整理過後送給他，如此他才會知道外界對微軟公司的稱讚或批評，以及客戶的要求甚麼？

　紙張已經不再是他工作上的大角色。他所看的新聞，90%由線上取得。當他開會時都帶著平板電腦來做摘記。這平板電腦與他的辦公室電腦同步，所以他能即時找到所需要的檔案，電腦內還有一個寫便條的軟體OneNote，因此，比爾蓋茲所寫的便條，都是以數位形式發出。

　蓋茲認為微軟公司的桌上搜尋(Desktop Search)，對他的生產力幫助很大。它改變了他從電腦、伺服器和網際網路取得資訊的方式。以前，他都要瀏覽檔案夾找出含有需要的資訊的文件，如今，他只要把想搜尋的資訊打到工具框內，所有包含這資訊的eMail與文件，都出現在指尖。即使自己想找電話號碼和地址，也是用同樣方法。

　蓋茲說：「我們目前遭逢的挑戰，並不是如何有效用eMail來溝通，而是確保你把時間花在最重要的eMail上。我使用「收信規則(in-box rules)」 這類工具來協助，我也依照信的內容和重要性來分類歸檔搜尋。」，他認為：「保持專注是很重要的，資訊超載是一大問題，另一大問題則是資訊不足。潮湧而來的訊息，並不表示我們找到對的資訊，或我們找到對的人。」

　微軟公司用SharePoint來處理這個問題, 這是一個為公司內專案的管理與合作而使用的工具。每個專案網站上包含計畫、時程、討論區及其他訊息。公司中的任何人只要點擊幾次都能建立網站。SharePoint 能夠讓蓋茲跟公司內許多人作深入接觸，它是一個能讓許多人討論和編寫的超級網站，而非像eMail只限定在收信者範圍內。當SharePoint中出現使用者有興趣的訊息時，它會自動通知使用者。

　比爾蓋茲每年會進行一到兩次的思考周活動，在思考周時，他獨自到湖邊的小屋中，不接電話，不看電子郵件，隔絕外界一切干擾，除了睡覺之外，就是日以繼夜的閱讀，他一面閱讀，一面寫下自己的心得。蓋茲認為這是他工作裡最有趣的部分，他閱讀的材料有大學的研究報告、微軟公司內最新的研究內容和員工送給他的資料，這些都是他因平日太忙，而無法專心閱讀和思考的，2004年的思考周，他讀了熱情員工送給他的關於部落格和RSS的資料後，沒有幾個月，微軟公司就推出MSN Spaces的部落格服務。

　比爾蓋茲說：「現今，我正為「思考周(Think Week)」做準備，五月，我會離開公司一個禮拜，此時我會閱讀一百篇以上由微軟員工撰寫的報告，他們都跟公司或未來科技有關。我已經實施十二年了，以前完全是紙張作業，我是唯一做閱讀和評論的人，如今，整個流程都已數位化，並且對全公司開放。」

　蓋茲把他在思考周中所讀的內容和評論，對所有員工公開，他力行「資訊分享」和「傾聽」的精神，想跟員工打成一片！微軟的員工超過五萬人，所以當他想到：「嘿，線上付款系統的未來會如何？」或「有甚麼好方法能留下與孩子生活的記憶？」，或任何巧妙的新事情，他都會把它們寫下來。其他人看到了會回應說「不，你錯了！」或「你知道這件事已經在某地做過了嗎？」，透過資訊分享和對話，蓋茲有機會聽到所有員工的聲音。

　從蓋茲分享思考周的閱讀內容和心得，讓我聯想到國內企業最高主管，有幾人能如此無私的跟員工分享產業最新趨勢與研究呢？很多企業都會擔心機密洩露出去，另一方面，最高主管使用數位科技的能力普遍的不夠高，也阻礙了分享的意願與速度，相較之下，美國人隨著科技改變工作行為與習慣的能力比較強，而且改變得很徹底，這是背負沉重傳統包袱的東方國家，要多加留心和警惕的！