節流高手》做好資安維護

■ 葉益成 東晟公司是家剛起步的二人禮品公司，因創業惟艱，一切能省則省，使用的電腦是二手貨，防毒軟體則是能免則免。業主盤算的是，反正不會那麼倒楣，還可省下一些費用。 偏偏事與願違，開業半年後，正當營業額攀爬之際，電腦卻因病毒感染而無法正常運作，東晟花了二周時間和可觀的支出，才讓電腦恢復正常，卻也造成部分重要商業資料毀損和營業損失。 在極度依賴電腦和網路作業的今日，企業不論大小都必須做好資訊安全管理，才不會因疏失或技術問題而損失慘重，甚至造成運作停頓。 做好資訊安全維護，可採取一些有效卻花費不高的措施： 安裝防毒軟體：病毒既然無所不在，駭客也未曾消失匿跡過，安裝防毒軟體是避免感染病毒的最有效預防措施之一。 密碼管控：強制要求設立密碼和啟動「螢幕保護」，禁止他人使用。也可限制被授權者的使用權限。 監控機制：透過各式網管措施、防火牆和管理規定，避免員工隨手擷取公司資料和智慧財產外洩。 隨時存檔：電腦突然當機，剛做的事前功盡棄、令人扼腕， 是大多數人有過的不愉快經驗， 善用「自動儲存」功能，確保任何資料更新都能適時存檔。 一般而言，文書作業頻繁的人，每五至十分鐘就應自動儲存。 每天備檔：把資料備檔當做是每天下班前必行的步驟。備檔愈頻繁，資料保護愈安全。 文件歸檔：為了應付不測風雲，重要的文件或資料應列印歸檔。如此，即使電腦檔案全失，至少有草稿或實體文件可以參酌或重新來過。 正確使用科技，做好資訊安全維護，才能防範企業損失，享受科技所帶來的益處和競爭力。 （作者是ERA毅業國際組織亞洲區負責人暨中華毅業總裁、中華成本管控學會理事長。www.expense-re-duction.com.tw） 【2006/04/26 經濟日報】