■ 葉益成
「百密必有一疏」，現實交易裡關於付款流程及付款內容中的金額及資料，常會有出錯的可能，包括傳票收據的重複開立，及款項的重複支出。
除此之外，亦包括合約已屆滿，銀行卻持續轉帳付款。這些錯誤所帶來的損失，不光是冤枉錢流失，其他如金融機構手續費用、電匯傳輸費用等損失，也會產生。
以下是企業多注意即可找出帳單錯誤的地方：
從發票：企業可能發生同一交易但不同發票，以致重複付款的情形；原合約的條款規定與服務內容，並未被切實執行遵守；優惠回饋與退貨還款，並未落實等。
從帳單明細：假如對供應商的帳單有質疑，企業應檢視供應商的帳單明細，並與相關付款單據做比對，例如從訂單找出帳單錯誤和重複付款的情形。新費率的遲延適用，也是常導致帳單錯誤的原因之一。
從合約：多注意與付款有關的條款，企業可能從中找出帳單的瑕疵與漏洞；多關注合約條款中有關的付款條件、進度要求、和解、不良率與退貨規定、複委任等等。
從比對：最簡單的方式是找出發票和訂單間的關聯性，如此彼此原約定的價格和真實付款之間的差距，即可加以比對，並找出錯誤所在。
從企業本身：不論何時，當企業財務長新上任或企業重大組織變更時，正是找出帳單錯誤的好時機。為了做好資料收集，有以下兩個基本步驟：
1、資料流程圖：找出現存企業流程，如：買賣簽定、下單、收貨、記錄、付款安排、然後注意相關可能問題存在。
2、資料的取得：最好能從相關付款及會計單位取得資料，但絕對不要因此忽略其他個人電腦中所另建的工作底稿與自建資料庫，常常會有令你意想不到的有用且可貴的資訊。
運用「去除」 或「審查」的方法，找出因傳票收據重複開立、及款項重複支出等因素所造成的損失。只有盡量掌握每一分錢的來龍去脈，才能讓企業支出和收益最佳化。
（作者是ERA毅業國際組織亞洲區負責人暨中華毅業總裁，中華成本管控學會理事長，www.expense-reduction.com.tw）
【2005/12/14 經濟日報】
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