■ 陳珮馨
一場重要會議中，老闆突然劈頭轉向你，要你談談對專案的看法，該如何把握「關鍵時刻」，展現最佳談吐舉止，博得老闆的肯定和讚賞？
中華人力資源管理協會邀請博茂企業總經理李港生，導讀《關鍵溝通---讓你在職場脫穎而出的16大成功說話技巧》一書，幫助上班族學習抓住「關鍵」，成功秀出自己。
掌握開場30秒
讀書會席上，李港生提早現身，溫暖地叫出每一位學員的名字，談笑風生地互問近況，氣氛瞬間活絡起來。「前30秒是關鍵！」李港生說，一席演講掌握前30秒、充分展現自信，勝過接下來花30分鐘苦苦彌補，原來他不只是來「導讀」，更是身體力行「演」了一堂最佳示範。
雖然是讀書會，李港生劈頭就說「盡信書不如無書」，書看多沒有用，重要的是能融合成「智慧」，精準說出自己的看法。他當場以身作則，把《關鍵溝通》書中的16大成功說話技巧，濃縮成九大項，融入自身詮釋，分享如下：
練就九大心法
推銷點子：「好點子」別放在腦袋裡，要掌握機會，把它「賣」出去！向老闆推銷點子，別一逕描述「現象」，例如，空泛地抱怨部屬辦事沒效率，而要找到問題根源，直接講述引起現象的背後「原因」。甚至學著用「一句話」來闡述點子，如果是公開簡報，盡量不超過15分鐘，記得要展現熱忱和信心。
商業午餐演說：吃飯皇帝大，沒有人喜歡邊吃、邊聽大道理。負責午餐會報，千萬別談偉大理論，要從親身小故事著手，先想一個勁爆的標題，透過「劇情」的描述，吸引所有聽眾的心。
講故事的秘訣，首先要有具體姓名，不管是林先生、王阿明都可以，其次是敘述細節，才能引人入勝，可以透過對白或影像，增加戲劇效果。記住，時間不能超過30分鐘。
棘手的提問：面對台下一堆鬼靈精怪的提問，該如何化險為夷，才不會就地陣亡？首先，先預設問題，充分作準備；台下發言時，別皺眉、不耐煩，表現高度的興趣，謝謝對方的提問，接著把問題重組一番，依序回應。
萬一被問倒了，千萬不要神情遲疑、吞吐結巴，先稱讚對方「問得非常好」，緊接把麥克風轉往聽眾，「誰有相同的經驗，分享給大家吧！」不但氣氛炒熱了，還能順利脫身、躲掉尷尬。
敗中求勝的轉機簡報：來往廠商決定抽單，好不容易安排一場會晤，要藉此反敗為勝，首先須力邀雙方決策者出席，遊說時盡量透過表演、實驗的方式，展現優勢。
例如，一家行銷公司希望爭取藥品代理，為了向消費者說明該藥藥性溫和、不傷植物的特性，每一位成員都配戴康乃馨出席，並當場實驗給藥廠看，對方從來沒想過這招行銷手法，非常驚訝，行銷公司也就順利取得代理權。
向大老闆簡報：大老闆需要的是宏觀的見解、建設性的大方向，簡報時要提綱挈領，不超過三個重點，也不要落入瑣碎的細節，盡量引用大老闆的話、不要猛談「我認為」，使用「建議」的口吻。
務必邀請直屬主管參與會談，因為他才是關鍵人。「提早結束」也是秘訣之一，原來20分鐘的簡報，提早在15分鐘完成，可發揮畫龍點睛之效。
與上司意見相左：別急著自我澄清，上司一定有他的壓力，先發揮同理心，詢問他的內心想法：哪些最滿意、哪些最不滿意、希望達到哪些目標、完成期限等。
充分掌握上司想法後，才從企業共同需求的角度，提出具體的行動方案。強調企業需求，可以降低上司的反感，讓他感覺你是一起打拚的夥伴。結束談話前，感謝上司的聆聽，以維持關係和諧。
宣布壞消息：身為主管難免要扮黑臉，不管是減薪、取消休假、增加工作，「時機」掌握得好，可以免除許多衝突、紛爭。比如說，利用下班前、尤其是周五下班前宣布，員工雖然當時會有情緒反彈，但上班時再碰面，火氣已消了大半。
找有正當性的人，擔任宣布者也很重要，溝通時要能將心比心，充分體諒部屬的困境。面對面是最佳的溝通管道，不得已才用視訊會議、電話或書面通知。
大型聚會引言：大型聚會引言人難為，如何不落俗套，就看個人功力。一般人最直接的作法，就是把演講者的名字、頭銜、事蹟念一遍，若能從相關的「主題」切入，先強調它的重要性，或是說一個小故事，才把焦點引到演講者，往往更有效果。
激勵人心談話：激勵人心的原理很簡單，就是講一些近「人性」的話，大家都不喜歡聽訓，卻喜歡「聽故事」，所以要多講有趣、能感動人心的事情，甚至邀請聽眾參與演講，也能激發意想不到的效果。
【2005/12/11 經濟日報】
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