採購部門管理供應商的策略

工商時報/經營知識/15版　
2005/9/13
美國零售業實務：營運據點遍佈美、英和澳各地的連鎖書店Bor ders Group擁有2個供應鏈管理團隊，一個專注於短期供應鏈活動，由銷售、採購、品管、財務、資訊科技及庫存等部門的人員組成，他們致力降低成本；另一組著眼於較長期的規劃，成員同樣由上述部門組成，任務是找出解決方案改善週期時間與彈性。例如，他們會質疑，依賴配銷中心是否真能有效運作？或許可以直接從供應商送至各店面。
美國汽車業實務：美國本田汽車(Honda of America)為了改善高達8成的採購成本，於是努力協助主要供應商降低成本、提高生產力及效率。該公司由採購及工程人員組成一個團隊，進駐供應商的工廠，協助對方解決製程問題或改良製程。例如：本田團隊花13週的時間與汽車零件工廠TRW Inc員工一同找出問題、解決問題，協助這些員工改善零件成品的品質。
採購部門能否有效率地選擇、管理供應商，對產品的品質、成本及能否準時交貨影響深遠。直至近來，頂尖企業的採購部門才開始擺脫傳統下訂單的角色，更積極地主導企業的供應商管理。最佳實務企業採以下步驟改善流程：
1、讓採購部門參與策略規劃流程
採購部門充分掌握供應商的產業趨勢及新興技術，能對產品開發與製造等決策提供實用的資訊與建議。因此，近年採購部門在企業策略性規劃上逐漸參與一角，例如：供應規劃及供應商品質確認等。
2、聘請能與該產業供應商密切互動的採購專家
採購人員的教育水準逐年提升，持有學士、研究所學位、或採購專業證照的比率愈來愈高。採購人員若具備某相關背景(例如，電腦製造業的採購人員具備電子工程師背景)，與供應商的互動將更深入、密切。
3、設置跨部門團隊負責挑選、管理供應商
由採購人員獨自挑選、管理供應商，不但速度緩慢，更可能因為部分技術問題超過採購人員的知識範圍，而成效不彰。頂尖企業會設置跨部門的供應商管理團隊，結合各部門的專業，使供應商的挑選與管理更臻完善。
4、設置跨部門商品團隊預測供應趨勢
許多國際級企業會設置跨部門團隊負責管理製程所需的各種大宗商品。此商品團隊通常包括採購、工程、行銷及財務部門代表，他們負責擬定策略，以最低成本採購特定商品。他們善於掌握供應產業動態，預測任何可能影響企業的供應趨勢。
5、掌握供應商的運作與技術
高績效製造商在財力和人力資源上往往比供應商豐富。因此，前者更有能力了解並改善後者的運作與技術，協助後者以更低的成本提升品質與效率，達到雙贏局面。
6、採購部門與供應商建立有效的溝通
供應商出狀況往往是因為彼此對供應品規格的溝通不良。因此，企業若能建立良好的溝通機制，將大幅改善供應商的績效，例如：及早徵詢供應商的意見；讓雙方具相同背景的人直接溝通(例如工程師與工程師溝通)等。
7、與供應商建立互信關係
與供應商長期合作的企業會發現彼此擁有共同的目標，自然而然也會考慮一起進行某些專案，例如，以合夥的方式共同開發某項新產品。不過，任何合夥事業都應建立在彼此互信的基礎上。
(本文取材自資誠會計師事務所全球聯盟所PwC之「Global Best Practices」資料庫)