協同式文件管理 溝通更輕鬆

■ 王皓正 不少跨國性的金融服務機構，最近已著手運用協同式文件管理 (Collabo-rative Document Management)工具，處理交易專案管理。 虛擬團隊協同作業具挑戰性 根據Harvard Business Review，針對全球專案管理能力最佳500家企業所做的調查指出，57%的專案團隊是跨越功能別，而有48%的受訪企業則表示其專案團隊成員，包含公司外部的人士。 但是，專案進行期間，團隊與團隊彼此間需要當面接觸的公司佔不到4%、而團隊個別成員須面對面互動者也低於17%，且更有超過66的公司，其專案團隊成員身處三個以上不同的時間區域。 這些事實都顯示，企業日常的運作早就打破了疆界與時間的分隔，朝向虛擬化協同運作的方向來發展。 專案管理以文件生命週期為核心 企業每個策略的執行，都會啟動許多的專案，而這些專案不分大小，若能夠有效率地去執行文件的產製、分享、回饋及管理工作，為專案的執行，奠定了最具效率運作的基礎與推動準則。 美商團智科技（Interwoven）全球行銷資深副總裁貝約翰（John Bara）認為，從文件生命週期的角度來看，團隊溝通的協同合作開始，到起草文件、修改文件、完成文件、相關人員對文件的檢視與向上的簽呈、文件出版及使用，到最後的紀錄歸檔，這些文件從無到有的各個環節，就是專案從開始到完成的全記錄。 打造最佳專案協同工具 要執行更有效率的專案管理，有的企業導入專門的協同管理工具，貝約翰指出，導入協同式文件管理系統，最明顯的好處就是可以獲得所有文件管理的核心功能，例如開發、載入、取出、檢閱、傳送、核准與保存，甚至還要能夠提供版本控制、檢索及搜尋、安全控管、狀態變更與新文件通告等重要的進階功能，真正做到企業內部的知識分享。 金融交易更需完善文件協同環境 貝約翰表示，導入協同式文件管理工具，更能為金融服務業者帶來顯著的效益；金融業的業務範圍廣泛，交易也比較複雜，而且更經常必須與時間賽跑，因此迫切需要創造一個虛擬的工作區與統一的溝通平台，就關鍵性的商業內容及交易，進行有效率的資訊分享與協同合作。 當今已有部分協同式文件管理工具，能夠為團隊合作提供容易使用的平台環境，藉以去進行包括整合各項工作、訂立策略、規劃、檢討及執行在內的專案任務。 透過這個網路化介面，團隊領導者還能夠去設定團隊成員和賦予他們的權限，再結合共用行事曆、議題追蹤、討論記錄及文件資料夾等核心元件，就能夠奠定專案協作的最佳基礎。 全球第七大的證券公司Bear Stearn-s，就打造了協同合作和文件管理的單一平台，用來支援複雜且文件密集的公司交易，例如合併、併購及公開集資等，結果不僅所有文件和交易信件都能被完整保存，交易管理的效率更提升達40%之多。 而為了加速使用者對這項應用工具的接受度、同時也保障企業的IT投資，最好則是他們在協同開發及管理文件時，都能夠照常延用其所熟悉的工具，包括Microsoft Office、Word-Perfect或CAD 產品。所以，系統的擴充彈性，便顯得份外重要。 【2004/12/15 經濟日報】