導入協同式文件管理系統 花旗銀效率激增

■ 王皓正 全球知名的金融機構花旗銀行（Citibank），為了有效地加速資訊科技（IT）專案的執行效率與品質，特地導入協同式文件管理系統，在節省專案管理成本的同時，更成功地提升公司的專案管理能力。 建立標準流程 花旗銀行的每一個IT開發專案，大約都需要產製、檢視及簽署約20至25份的文件，而花旗銀行平均每一個月大約都有10個IT專案被發動，這些IT專案都有許多企業內、外部的團隊參與其中。 包括公司內部即將採用這些資訊系統的多個營運部門、IT專案管理暨資訊架構設計部門、設備管理單位，及外部的系統整合商與委外資訊廠商等。 由於集團內同時有許多的IT專案在同步進行，使得花旗銀行在日常的IT專案執行與管理上，遭遇到許多的問題與挑戰。 首先是，沒有建立專案文件的管理系統，使得專案成員很難去尋求到所需要的文件，就算在眾多資料庫中找到可茲參考的文件，也很難直接重複加以使用，如此一來，許多具有流傳價值的文件，也因而消失，無法將專案經驗傳承給後人。 並且，許多專案文件都是紙本的型式，又經常需要跨部門進行簽署，往往形成時間的浪費，而且專案的執行工作，也缺乏一致性的流程、品質標準與稽核方法。 成本大幅降低 為一勞永逸地解決困擾，花旗銀行發現文件管理（Document Management）軟體，就是改善公司既有作業流程窘境的最佳方案，於是經過對相關資訊工具的縝密研究後，決定導入Interwoven WorkSite MP，來解決棘手的IT專案管理作業問題。 文件管理系統上線啟用後，花旗銀行的專案執行效率很快獲得改善；在這虛擬的IT專案管理平台上，專案人員能夠集中化地存放所有預先設計好的專案管理文件模版（Template）、e-Mail 往返紀錄、參考文件、議題清單及最終文件成品。 最明顯的效益，就是成員們對內容資產的利用率提高，生產力也大幅提升，平均每個專案成員每個月可節省約五個工作小時，每個小時的人力成本約新台幣1,000元，而採用此一系統的IT人員共約300名，因此花旗銀行在專案管理上的每月成本約減少近2,000萬元支出。 【2004/12/15 經濟日報】