開會手冊 發揮會議即時效益

■ 張昆典 有一次我主持工作進度檢討會議，在會議結束前，我不忘囑咐：「請各位回去之後，立即按照剛剛的決議去做，以爭取時效。」列席的主管原本沒多少發言，這時開口問：「會議紀錄什麼時候給？」 我順口回答：「一周之內應該就可以。」主管搖搖頭，於是我修正為「儘量在三天內完成。」主管馬上接口：「會議中討論這麼久的事，你讓大家回去之後各憑自己聽到的去執行，難保沒有差錯，會議紀錄應該在最短時間內送到他們手中，讓每個人在同一個根據之下去做，才不會走冤枉路。如果今天下午紀錄出不來，最遲明天就應該完成送到他們手中。」 當時我頗不以為然，但官命難違，由不得我。不過這個事件之後，每次參加會議，我都特別觀察別人如何處理這個問題。 與美國人開會，對方一邊開會一面寫會議紀錄，如果是多天期的會議，翌日早上會議一開始，雙方便確認昨天的會議紀錄；若是當天結束的會議，最後雙方一定當場確立會議紀錄，落款簽名，各執一份。偶爾也會碰到會議結束各自賦歸之後，對方才傳來會議紀錄的情況，這時經常會發現紀錄有遺漏或有出入，必須花費時間澄清修正，一來一往造成事情延宕。 有了這些經驗之後，若參加會議遲遲收不到紀錄，執行工作時，我不免覺得不安，唯恐會有差錯，白忙一場；如果是我主持會議，將心比心，為了不讓與會者有同樣的疑慮，我都儘可能最遲隔天就發出會議紀錄，方便大家有所根據。 成功的會議只是一件事情的開始，後續執行的好壞才真正顯現它的成效，而要快速有效達成使命，一份正確、即時的會議紀錄實不可少。 【2004/12/12 經濟日報】