張寶誠專欄》自我管理的關鍵修煉

■ 張寶誠
時序進入仲夏，許多朋友計劃出遊，慰勞半年來的努力。但不要忘了下一個世代的中流砥柱——年輕考生們，正在這炙人的季節中，迎向生命中的關鍵試煉。更有一批甫離開校園的社會新鮮人，將要掀開個人工作生涯的扉頁。
就長期深耕經營管理的觀察與體現，筆者希望在此有人稍事休憩、有人改弦更張，也有人力圖改變的時節，給未來社會的領航菁英一些提醒。
其實，無論扮演任何角色、做任何工作、在任何崗位，自我管理能力絕對是追求成功極為重要的關鍵。我們可以發現，在知識經濟時代，隨著組織藩籬的瓦解及動態調整，知識工作者大行其道，除了具備專業知識及核心能力之外，企業必然要求員工同時擁有自我管理的能力。
第一項修煉：欲得收穫，先求諸己
《論語》說：「君子求諸己，小人求諸人。」自我管理的第一步，應從自律開端。我們發現，無論是哪一個領域，多數成功者共同的特質，就是他們通常擁有令人敬佩的自律精神。
放眼企業界成功的企業家，王永慶先生每日清晨即起做毛巾操，日復一日未曾間斷；統一集團總裁高清愿先生，用人第一原則是品德要好，他個人更是以身作則，誠實做人，實在做事，菸酒不沾；世界最大家具零售連鎖店IKEA創辦人英格瓦坎普拉（Ingvar Kamprad），儘管擁有世界數一數二的財富，依舊過著自律的簡樸生活，開十年車齡的老車，搭大眾運輸工具，搭飛機坐經濟艙……。成功人士嚴以律己的實例，不勝枚舉。管理大師彼得．杜拉克（Peter F.Drucker）曾說：「有偉大成就的人，向來都善於自我管理，但這些人畢竟是鳳毛麟角，在今天，每個人都必須學習自我管理。」以自律戰勝自我惰性，懂得要求自己的人，才是真正愛自己的人。
第二項修煉：選擇舞台，攜著舞伴
天生我才必有用，每個人都有自己擅長的領域，端看你是否找到了自己的戰場。將精力貫注在自己擅長及有興趣的事物上，工作才會愉快，衝鋒陷陣的動力才能夠源源不斷。
諾貝爾獎得主李遠哲先生曾經說過，他認為自己的工作是世界上最棒的工作，原因是：「我不但可以研究自己喜歡的事物，還有人給我錢。」其實，同樣的話也曾經出自許多專注於自己興趣領域的傑出人士口中，「在工作中感受到幸福」是他們一致的感受。
筆者記憶猶新的一部經典名片——奧斯卡影帝艾爾帕西諾 主演的《Scent of Women》（國內譯為「女人香」）一片中，主角所扮演的退休軍官對怕跳錯舞步的佳人說：「There are no mistakes in Tango. It's like life, if you get all tangled up, you tango on.」是的，人生其實沒什麼對錯，有了挫折，奮起再創就是了。對個人而言，如何找出自己擅長的領域，勇敢地去追求，也是自我管理不可忽略的一環。
第三項修煉：團隊合作，匯百川成江河
帶著國人深切的期待，在美國職棒大聯盟為國爭光的投手——王建民屢創佳績之際，我回想起棒球史上一支預算最少、菜鳥最多的窮酸球隊，卻在外界一片不看好中，不斷贏得比賽的「傳奇」。
《魔球——逆境中致勝的智慧》這本被《富比世》雜誌譽為「一本精采的棒球書，也是絕佳的企管書」的暢銷書提及：奧克蘭運動家隊摒除以往花大錢請球星的奢華策略，運用「密集安打勝過全壘打」的觀點，重新系統化的進行科學研究，專注致力於每位球員跑壘腳程、上壘機率、精準選球……等技能的提升，眾志成城，終於成為大聯盟中勝率驚人且極負盛名的球隊。
成功攀登世界第一高峰喜瑪拉亞山聖母峰的登山家，以及完成穿越南極冷冽大地的探險家，述說他們冒險犯難成功的原因。無獨有偶地，他們採取的方法頗為一致，他們並非把注意力放在世界第一高峰的頂峰，或者冰原廣大無垠的另一端，而是將漫長且充滿險阻的路程，分成階段性的里程碑，每當達到了一個目標，就給自己鼓舞、喝采，以便繼續往下一個標的挺進，就是以這種方式，超越了體力與毅力的極限，成就了不可能的任務。
【2005/07/24 經濟日報】

上周談及自我管理的三項關鍵修煉，包括第一項修煉：欲得收穫，先求諸己；第二項修煉：選擇舞台，攜著舞伴；第三項修煉：團隊合作，匯百川成江河。以下接著說明其他二項自我管理的關鍵修煉。

第四項修煉：管理情緒，蓄積奮起動力
環境的劇烈變化，無比激烈的競爭，使得壓力如影隨形地成為現代人擺脫不了的負荷，學習與逆境共處，與壓力共舞，是現代人的必修課程。無論是工作、家庭、感情、課業及人際關係上，每個人無可避免地都會遭遇到不如意、不順暢的事，有些可以克服，有些則難以超越。遭遇逆境時不妨採取「相對」的概念來看待，跳脫人、事、時、地的局限與單一觀點，有時可以得到不同的感受及解決方式。
身處逆境的因應方式不會只有一個，改變你可以改變的事物，並接受不能改變的環境與條件限制，理性地面對問題，檢視自己的優點及弱點，補強弱點，凸顯優點；面對挫折時，要相信自已，並從中學習調整自己、建立自信，盡量維持正向的思考模式。
管理情緒的方法，首重提升自我的逆境商數 (Adversity Quotient，AQ)，不論是什麼樣的挫折與障礙，總有人可以超越逆境，愈挫愈勇；也有人豎白旗屈服在逆境之下？其間差異繫乎個人逆境商數的高低，AQ愈高的人，身處逆境時，愈能夠積極樂觀，勇於接受挑戰，發揮創意找出解決方案。在這充滿變數的時代，無論你擁有多高的IQ及EQ，還必須致力提升AQ。
遇到不順暢時，應多多自我激勵，為自己加油，多給自己讚美與鼓舞。也可以試著藉由改變認知改變情緒，無論事件大小，多採正面思考。管理情緒的另一個重點，是讓情緒有宣洩的出口，可以藉由深呼吸安定自己的情緒，泡澡、聽音樂、適當運動、放空靜坐也都有助於安定情緒。
第五項修煉：時間管理，目標導向創造價值
成功的人士，通常都是時間管理的高手，時間管理既是門技術也是門藝術，每個人都應不斷地學習與練習。時間是上帝所賦予人類最公平的資源，祂給了每個人每天24小時，時間管理的問題本身不在於時間，而在於如何善用及分配時間。管理時間，必須先了解時間用到哪裡？不妨利用一天的時間，記錄自己利用時間的模式，比較每件事預估花費的時間與實際用掉的時間，以檢視自己運用時間的效率與效能。
時間管理有幾個要訣：一是重視效能。把事情很快地做完，是效率；把事情很快地做完又做對，則是效能。為了達到更高的效能，有時必須改變工作習慣。二是懂得適時說NO，每天保留一段不被打擾的時間，讓工作更為專注。三是學會授權，給別人更多承擔的機會。企業中常見的狀況是，總經理做經理的事，經理做一般員工的事，一般的員工則是一個口令一個動作，被動地等待指示，這就凸顯示他們的時間管理有問題。
最後是設定優先順序，可以將80／20法則運用在管理時間上。20%的事情可決定80%的成果，80%價值來自所做的20%事情。依照這個原則，篩選出可以產生80%價值的那些20%的事，列為優先，如此時間的運用就能得到最大的效能。
此外，目標導向相當重要。有了明確目標，才能夠按部就班地把事情做好。有些人很容易將行動誤認為成就，每天忙得像陀螺一樣不停地打轉，似乎很有成就感，但實際上偏離了目標，只是瞎忙一場而已。
一日之計在於晨，善於時間管理的人其實前一晚就已經規劃妥善；一周之計在於周一，善於時間管理的人其實周末就已經有完備的思考及執行計畫。以縝密的規劃省卻執行的時間，也是時間管理的要訣之一。
自我管理是需要終身學習的學問，也是一件可以受益終身的事，更是邁向個人成功生涯的關鍵要素，人人都有必要加以修煉。
（全文完，作者是中國生產力中心總經理）
【2005/07/31 經濟日報】