■ 陳依蘋
全新的組織再再造，讓服務共享的營運模式獲得普遍認同，並也使得企業朝核心業務發展成為必須，再加上不景氣的衝擊，精實（Lean）主義盛行，所有企業為了提昇競爭力，除了基礎的提昇獲利刪減成本觀念與手法不斷在使用以外，資訊科技的發展，更是讓企業經營效率提昇到更精準的層面，而資訊科技在歷經千禧年考驗後又更加蓬勃發展，這些不論在硬體或軟體概念上，提昇企業競爭力與效率的管理方法，不斷地開發與發展。
從策略面思考委外
企業流程委外就是在這樣的環境下得以廣為企業所採用，甚至被譽為21世紀的企業流程改造的下一波潮流。企業流程委外簡單地說，就是將企業本身非核心的業務委由專業的人或公司處理。
不過，企業流程委外更深的一層意義在於，當企業面臨組織改造的需要時，就變成一項非常適合的策略運用。也就是，當組織面臨合併、轉型、甚至是精簡業務規模、人事之時，委外便成為一種很好的選擇，因為它除了可以讓組織更有彈性，快速因應環境變化與需求之外，藉由委外的方式協助企業進行組織改造、流程精簡，進而精簡成本，提昇組織績效。要強調的是，成本的降低只是委外的必然結果而已，委外的最大效益是讓企業資源得以更有效的運用，所以企業委外絕對應從策略面思考，才容易成功。
同時，將組織本身非核心的業務委由專業人士處理，將可以讓該項業務以最有效益的方式處理，亦即用最精簡的資源，由最擅長的專業人士來執行，如此，不但可以讓該業務的技術層面永遠維持在最領先的狀態，同時企業也能馬上經由委外，取得過去可能需要長時間摸索與大量金錢投入的專業技術服務。
在決定是否採取委外策略時，應先思考委外可能對組織所帶來的衝擊與潛在風險，很多企業排斥委外，不外乎委外可能帶來的控制力的減弱，擔心將某一流程委外，將失去對該流程的控制力，因而有不安全感，不過，透過有效的委外管理，其實是可以加以預防的。
委外前仔細評估
此外，委外最為人所討論的，就是資料機密的外洩問題，不過，換個角度看，資料外洩的問題內部員工也有可能發生，反倒是委外廠商與公司間均訂有保密協定，就風險管理的角度來看，法律合約上的規範反而更多了一項保障。
很多員工對於委外抱持著排斥的心態，害怕自己的工作被取代，不過，企業將執行層面的行政工作委外，是必然的趨勢，企業只要以正確的心態跟員工溝通，並規劃培訓計畫讓員工可以選擇直向的深度專業發展，或是橫向的綜合發展，如此一來，經由委外，也可以讓員工與組織獲得轉型，創造更高的附加價值。
再者，對委外廠商的態度，也必須要以健康的心態面對，當然，要以互信為最基礎的開始。同時，委外並非短期的契約關係而已，真正的委外合作，應該是長期的策略夥伴，而非僅止於直接附屬的委託而已。想要從事委外的企業必須要注意，不管是企業或者是委外的廠商，都絕對要杜絕以成本為唯一或優先考量，及過分強調罰責與成本追加的不穩健契約關係，以期創造真正雙贏的委外策略夥伴關係，如此方能真正顯現委外的價值！
慎選夥伴
到了選擇委外合作夥伴的階段，在遴選委外廠商時，為了降低風險，最好選擇具有信譽與相關經驗的公司為主，此外，在遴選過程中，最好要求屆時要實際負責的相關工作人員一同前來參與面談，以便確定團隊的支援能力是否整齊，以避免委託到只有業務能力，或是只有強將弱兵的委外廠商。
要知道，委外並不是只將業務委託出去便罷，委外廠商日後的執行能力、配合程度、服務態度與回應時間，都會讓委外的效益受到影響。
在進行委外時，彼此之間一定會有銜接上的磨合期，雙方如何讓這段期間控制在最短的時間，儘快建立起彼此的默契與認同，是相當重要同時也是委外是否成功的關鍵。在開始合作的前3個月，建議企業可以對合作夥伴再次進行評估，不斷地瞭解與溝通，並透過一些測試，觀察對方的回應速度、回饋情況來更進一步確認合作夥伴的素質，經過這個階段後，相信雙方即可以通過初期的適應期間。
此外，如何讓委外廠商與公司的策略目標一致，也是委外管理相當重要的課題，因為唯有如此，委外廠商才能提供有效、有用的服務，雙方才能共同為提昇股東最高價值來同心努力。
所以，在初期即應建立起委外廠商對於公司策略的了解與共識，讓委外廠商其對公司政策非常了解，並融入公司的文化，在這樣的配合下，公司可以將資源集中在發展核心業務，強化核心競爭力，這樣的效益與成本的降低是不能拿來比擬的。
熟悉策略建立合作默契
最重要的是，如何將雙方從單純的契約關係轉化為長期的夥伴關係，必須重視後續的管理，當雙方彼此的默契與信任都建立起來之後，激勵制度與同甘共苦的長期夥伴關係管理，才會使得委外的長期價值更加的顯現，要再做進一步地合作也才有空間與價值。因為競爭是不間斷的，專業技術也是不斷更新的，如何讓雙方的組織都是在最具競爭力的狀態下，良好的激勵制度不容忽視，雙方利潤共享，或者是盈餘分紅等激勵方式，都是值得思考的方向。
因為，要真正發揮委外效益，讓企業得以在競爭激烈的全球商業環境下，不斷轉型精進，點「實」成金的委外策略思考，每一步都得踏實向前，才能發揮效益，反「縮」為盈。
（作者是會計研究月刊總編輯 ipingamy@ardf.org.tw，相關內容請見會計研究月刊11月號「點實成金！精實主義下發揮委外效益的策略運用」專題報導）
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