| 試煉與精進 味全公司推動知識管理展效益
■ 周裕瑟 隨著知識經濟的社會脈動，在筆者十餘年的顧問生涯中，每一次皆是挑戰，但是沒有一次像輔導味全推動知識管理如此饒富趣味。輔導味全推動知識管理的過程，讓人印象深刻。 味全公司是大家耳熟能詳的食品公司，在導入知識管理上的首要難題即是，一家歷史悠久的傳統企業文化，如何要讓他們活潑起來呢？50年的老公司真的推得動嗎？那一籮筐深藏在老員工的腦子裡的知識與經驗挖掘得出來嗎？能夠順利建立一個有價值的企業知識庫嗎？不出其然，對於知識管理的觀念，許多成員過往都未曾涉獵，多數員工也誤以為輔導即是教育訓練而已，種種問題導致知識管理在味全導入前期顯得困難重重。 從試煉與精進中積累知識 在幾番討論和磨合後，選擇了味全中央研究所作為知識管理的先導單位，由於該所的成員素質相當精良，對於知識的認知和體認上默契十足，促使輔導計畫得以日益順利，隨著雙方的努力與堅持，不斷地試煉和精進，現今味全公司知識管理推動團隊猶如天天喝了林鳳營鮮奶般活力充沛，員工個個熱心專業，展現樂於分享的特質。 也因為過往味全公司對於知識管理的認知並不深，所以在知識管理架構和制度的建立上相形重要，現階段知識管理導入的目標是建置完成味全總公司及中央研究所的「企業知識庫」、「黃頁專家」、「知識社群」等三大知識庫，未來預計的目標是推展應用至整個集團；所以知識管理的策略目標規劃制度及知識管理作業流程標準化，成為今年推動計畫的兩大主軸，並輔以知識資訊系統建置、組織學習、團隊運作輔導、知識管理流程規畫訓練及協調溝通、實做作演練等主要輔導技術。 知識管理導入四大階段 在為期九個月的導入輔導過程中，經歷了四階段的演變，分別是：挑戰困惑階段、認知接受階段、成熟自主期及邁向未來的自我發展階段，茲將其歷程分階段說明如下： 1.挑戰困惑階段：由總經理擔任知識長，顯見被公司高階所重視，委由公司的精英組成推動團隊，其中有董事長特助、中央研究所所長及資訊技術部門的主管，但初期由於成員對知識管理的推動方式和未來發展產生不確定感，因此在團隊中不斷做溝通協調，也一再修正輔導手法，最後選擇了最適合味全公司人員特質的輔導方法，全面施以「知識重塑法」，由研究所成立推動種子成員，每周定期訓練。 連續十周的密集訓練，目的是經由訓練使種子成員每個人均成為知識管理運作方法的佼佼者，使每位種子成員均能成為獨當一面教導推動、實作操作的知識管理推動者，這其中還包括味全中央研究所八小時共識訓練，進行凝聚味全研究所的知識策略目標及知識計畫共識活動。在整個組織學習過程中，每位成員開始產生認知、信賴、投入，其用心的程度是突破本階段障礙的最主要成功關鍵因素。 2.認知接受階段：經過十周次的密集訓練及演練後，種子成員進入知識管理流程的實際程序建立期，這階段分書面程序作業及系統作業建置，由於種子成員有上一階段紮實用心的功夫底子，對知識管理程序建置都非常有系統性的觀念，加以種子成員對實務操作需求最清楚、目標也明確，因此作業過程非常順暢。 本階段最後產出的結果如下：知識上傳機制作業程序、知識機密等級作業程序、知識價值評價作業程序、知識社群作業程序、專家黃頁作業程序、激勵辦法作業程序等，其內容之充實及完整均比照ISO作業手冊；接著依照各項作業標準程序，提供知識資訊技術組，知識平台的建置作業也就完整容易。 本階段工作的完成，已透過上一階段顧問的全面教導訓練，以及本階段種子成員的自行磨練、評估、建置、修正各項機制辦法至試行階段，使得顧問由主導角色漸變成協助角色，主力亦已漸移至種子成員，尤其是研究所管理部更是吃重的角色。 3.成熟自主階段：至此時建置階段已告一段落，本階段的目標是導引全所同仁，依照研究所的知識策略目標、製定500件的企業知識文件分享，知識社群依季規劃完成季目標、活力及精華文件的編列、回饋及入庫。 接著也著手邀請內、外部專家建立資料，在本階段又安排種子主管成員依照知識管理流程作業標準，模擬各項作業準則及修改動作。味全研究所知識管理推動委員也在此時產生，他們將在本年度計畫結束後，將接手成立正式推動組織，迎接未來更艱難的任務。 4.邁向未來的自我發展階段：味全的知識管理導入至今不到一年的光景，卻有相當令人激賞的成績，由於只聚焦於中央研究所部門，未來複製導入其他單位勢必會面臨更大的挑戰。 中國生產力中心顧問團隊針對此，特別為味全公司規劃了為期四年的知識擴散計畫，第一年（2004年），為知識導入期，以中央研究所為先導單位；而第二年（2005年），為知識分享期，預計導入對象為味全總公司（含中央研究所）；第三年（2006年），為知識創新期，導入的單位有味全全公司（含外點各廠、營業所等）；第四年（2007年），為知識整合期，導入的單位為味全公司以及關係企業（國內）。 堅持！分享淬煉過的知識 「知識就是力量」是眾人皆知的觀念。堅持！知識才會愈累積愈有價值，知識管理的精神就是要傳達「分享淬煉過的知識會更有智慧」的觀念，對於知識管理，多數企業會心急，希望一蹴可幾，其實是不對的觀念。以循序漸進的擴散方法，將知識管理的基本功紮實地做好，透過誘導員工，一步步循著知識的脈絡前進，過程雖然辛苦，但是果實卻是無比甜美。（作者是中國生產力中心顧問師） |
味全公司知識管理初期導入有成的關鍵
■ 周裕瑟
1.高階經營層的高度重視和決心：總經理親自擔任階段性知識長及專案成員在過程中目標性彈性調整。
2.推動團隊的菁英團隊均為一時之選：專案計畫由總經理親自領軍，由公司菁英團隊成立專案推動小組。
3.慎選先導單位：味全中央研究所屬味全的研發單位，專案的靈魂人物集中在執行祕書及研究所所長，縱橫組織集團內上、下各部門同仁，激勵、溝通、協調，使專案推動得以順利進行。
4.推動種子成員的執行力：由研究所同仁組成的種子成員20位，個個動力十足、創意無限又耐操，責任感十足，是不可多得的優秀團隊。
沒有留言:
張貼留言