個人時間管理

【經濟日報╱吳嵩浩】

時間減一 成就加一

在 職場競爭激烈的年代，工作時間拉長已是常態，強化工作效率才是時間管理的重點。許多成功的專業經理人，在追求工作效率上都奉行「減一」哲學，提前一小時起 跑、提前一天完成，不但能提升效率，也能擁有「修正錯誤」的空間，讓表現更完美。「減一」精神，可說是最有效的時間管理法則。 日本時間管理專家高井伸夫在《早上10點以前搞定工作》一書中提到，早上頭腦最清楚，也最不容易受到外界打擾，工作效率無形提高，早上一個小時的工作效 率，可抵過下午三個小時。他也發現，許多成功的專業經理人，習慣將每天的工作時間往前挪一至二個小時，為的就是提升工作效率。 前摩根富林明投信總經理侯明甫早上7點多就到公司，台彩公司董事長尚瑞強、亞都麗緻總裁嚴長壽每天也都提前一個小時進辦公室，他們利用這一個鐘頭的時間沈澱心情、思考策略、安排行事曆，為一整天的工作行程做準備。 提早開始一天的工作，還可給自己一個緩衝的時間，凡事提早作業，就有時間「檢查」，進而減少犯錯機會；發現錯誤時，也有充裕時間進行修正，讓工作更完美。 「提早」可說是對自我的尊重。一些日本企業雖然規定早上8點上班，但7點就有人開始工作，避免電車擠不進去而遲到、電梯來不及搭而錯失打卡時間，不是日本上班族提早上班的原因，讓工作更順利、表現更完美，才是他們的最終目的。 以晨間會議為例，優質時間管理者，不會在會議前匆忙列印文件、臨時修正簡報，這些工作早在8點前就已就緒，因此會議可以順利在一小時內結束。如果你認為， 提前一小時上班，時間還是不夠用，不妨將計畫提前一日完成吧！知名企業講師謝文憲認為，在今日職場，提前上班有時顯得緩不濟急，許多計畫應提前一天完成， 可以有24小時的空檔拿來思考、激盪、修正。 落實「減一」時間管理，反而能對工作效率與目標達成完美性「加一」。 延後下班 效益加分 除了上班時間提早，如果主動將下班時間+2，也就是晚兩個小時下班，成就可能跟著+2。 下班時間主動延後，並非強迫自己加班，而是利用在這二個小時的時間，進行抗壓與文化適應訓練。 工作超時已是常態，新進員工將上班時間主動延後，可以改變自己的生活習慣，及早為往後的加班，做好心理與家庭的調適準備。 新進員工也可利用這兩個小時，更深入了解工作與公司產品，例如閱讀公司過去的報告、熟悉企業歷史與背景，都是讓自己盡早融入新環境的方法，即使留在公司只是和同事聊天，也是有助於內部人際關係的加強。 老員工養成延後下班的習慣，對工作態度也有加分。許多會議都會超過下班時間，習慣準時下班的員工很容易心不在焉，但習慣將上班時間拉長的人，就不會坐立難安。 看來，將下班時間拉長二小時，無形中帶來的助益，遠超過二小時的加班費。 提早上班 腦袋充電 每天提早到公司，已成休閒全聯董事長傅信欽的習慣。下班時間往後延二小時，則是中華網龍協理陳誌敏最簡單的自我要求。 傅信欽表示，他早上7點會到公司附近的早餐店報到，「我帶著兩份報紙，點一杯咖啡和早點，這半小時是我每天最重要的充電時間。」接下來他會進辦公室，安排一天的工作流程。他形容這段時間就是自己腦袋開機的時間，開機後，效能最佳、效率最高，也最不容易當機。 早上8點前公司人少，最不受干擾，頭腦最清醒，傅信欽認為非常適合做各種創意的發想。 陳誌敏除了提前一小時到公司，也習慣晚點下班。他說：「很多人認為沒事早點下班，但真的沒事了嗎？」他認為員工要了解公司的線上遊戲產品，不可能像飲料一 樣，一喝就知道是酸是甜，必須經過不斷測試與使用，才能了解自家或競爭對手的產品。所以，陳誌敏要求自己和員工，下班之後儘量留在公司玩遊戲，充分了解產 品特性。 陳誌敏認為，5點或6點下班，塞車回到家可能需要二小時，但8點後回家，可能只要30分鐘，將交通時間留給工作，即使是加強與同事互動，都比塞在車陣更有意義。充分運用上班時間前的一小時，和下班後的二小時，將是時間管理進階班的第一堂課。 【2009/03/17 經濟日報】