效率提升》品質管理要件

■ 張昆典 舉凡商業文書、簽約文件、往來備忘錄、產品規格書、設計圖件、工程圖說，都是各行各業經常要經手的書面資料，也是生產、交易、處理事務的依據，為免出差錯，這些文件的正確性益顯重要。 在影印機未普遍、電腦應用未普及之前，文書再製不易，即使修改也要花很大力氣，因此書面資料製作都非常謹慎，正確性自然高。也因為較少再製，傳送到各相關人員手中的資料，少有差異，每個人都使用相同的文件資訊，無論溝通、處理都不容易出差錯。 但是隨著科技進步，彈指之間，各式文件都可以大幅改變，即使正式文件也經常做進版修改，因此短時間內經常有頻繁的變動與文件傳輸，稍一不慎就會忽略到新進版次的文書，甚至文件傳送速度落後於修改，致造成資訊不一致，溝通發生問題。 很多人都有這樣的經驗，與電話另一端的人說了老半天，雖然談的是同一件事，內容似乎不盡相同，甚至覺得雞同鴨講，最後謎底揭曉，原來雙方拿的雖是同一件事的文件，卻因為版次不同，意見無法溝通、談不出結論，甚至事後發現結果與預期不同。追根究柢，肇因於品管出了問題。 在變動快速的環境下做事，千萬不可自亂陣腳，反而更要遵循程序、把持原則，重視品質管理，才能有效率地做出正確的事，降低生產成本，創造利潤。做好品質管理的要件就是：製作適當的文件、適當時機交付、交到適當人手中、大家共同使用適當版次。如此做出適當的產品，品質才能確保，利潤也才能確保。 【2005/03/08 經濟日報】