時間管理》凡事早一步安排

【經濟日報╱林婉翎】

每天早上8點多，多數的上班族還在趕路，台灣安吉斯媒體集團總經理楊淑鈴，已坐在辦公桌前，把一天要進行的工作先「想過一遍」。

9點的上班鐘一響，楊淑鈴起身把總經理辦公室的門，打開一半，她解釋，「上班時，我希望盡可能把自己的時間available給大家。」只要下屬有事找她商量，隨時敲門，她隨時候命。

凡事習慣「早一步」安排到位，不因自己滿滿的行程，耽誤別人的時間安排，「不讓自己變成別人安排時間的瓶頸！」是她隨時提醒自己，運行時間管理的原則。

「我是個急性子！」拿起桌上的PDA，楊淑鈴說，一想到事情，她就拿出PDA記下來，下周的行程，早在上周末就已經規劃好，甚至，明年要進行的大事件，也早已記錄在隨身PDA中。

「做好時間管理，工具很重要！」她認為。透過PDA，她能清楚規劃行事曆，提醒自己每天要進行的活動，以清楚掌控每天的工作進度，再按部就班的進行。更重要的是，一旦有人預約面談時間，她能馬上找出空缺的時段。

去年中，楊淑鈴離開工作13年的百帝廣告，接下台灣安吉斯媒體集團總經理一職。為了讓自己能更快融入新公司，她要求自己積極參與公司內的大小事務。

此外，她親自整理五個事業部主管的聯繫資料，做成一本類似電話簿的「direct report」，以節省翻找資料耗費的時間。她 要求自己重視每個小細節，好讓自己在最短的時間，熟悉工作領域，提高工作效率。

自我要求高的楊淑鈴謙虛的說，「比起過去，我對自己現在時間的管理，還不是很滿意。」在百帝廣告13年，歷經公司規模由小到大，對公司的大小事都無比熟悉，每天可以做到「今日事、今日畢」。

如今，主掌500多人的大公司，除了要重新認識一群新夥伴，下班後的應酬也增多，她每天只能要求自己，盡可能的把「最重要的事情」處理完。

她笑說，現在只要把PDA插上連到電腦的插頭，就會忽然發現「秘書怎麼又替我安排了好幾個會議！」

即使如此，楊淑鈴仍樂在其中，從百帝到安吉斯，她把人生的每個階段，都視為不同的學習過程，即使外在環境變化，認真面對每件事情，是她堅持不變的態度。

【2008/01/27 經濟日報】