【經濟日報╱李驊芳】
走出總經理室，嘉倩一臉愁容地回到座位上。總經理交辦她一項緊急任務：公司一個月後要舉辦一場國際研討會，如何找到合適的場地。同時容納200多人、提供同步翻譯設備、交通便利、價位合理，讓她頭痛不已。
她心想，台北具國際水準的會議廳屈指可數，如何在功能、檔期以及價格三者間取得平衡，真是個難題。嘉倩不禁要感嘆：「難道沒有一個ｅ化的資訊平台，讓我可以一站購足地查詢所有資訊？」
圓桌會議公司的「寶石計畫」正可以滿足她的這個需求。這個「全球會展場地整合行銷體系計畫」（Global Event-facility Marketing System, GEMS），將所有的會展場地資訊整合於一個資訊平台，形成全球（或國家）會展電子市集，讓有類似困擾的使用者能夠一站購足。
科技助陣 服務更多元
圓桌會議執行長柯樹人指出，策展人籌辦展覽時，會有查詢場地各項訊息的需求。目前各國際級展場最大的缺憾，就是無法提供即時資訊。因此，圓桌會議透過數位互動式電腦，提供全球會展場地資訊自動化處理服務。當顧客需要使用場地時，就可以進行查詢、比較、選擇、預約下單，並付費使用。
缺乏特色 宣傳形式化
鑑於各場地的宣傳手法流於形式化，無法讓潛在客戶有效記住場地特色；飯店為主的會展場地，甚至只針對住房客人做宣傳，難與顧客發展長遠的關係。因此，寶石計畫就像是會展場地供需兩方的媒介，平台主要的資訊涵蓋場地、軟硬體設備供應商，每個供應商將此平台視為自己的廣宣媒體，隨時可以上網更新資訊。
擔任媒介的圓桌會議，則會定期將供應商的最新優惠專案，同時以中英文內容，透過電子報或e-mail的方式傳送給系統平台的會員，讓他們掌握最新訊息，便於安排會議。例如，當客戶上網鍵入需要一個飯店型的會場、可容納300人，如果符合條件的會議廳都已被預訂，此時，系統會提供某家飯店有400人會議廳的參考選項，如果客戶認為較大的空間可以接受，或是這100人的空間可以規劃其他活動，就會考慮訂用，無形中為供需雙方創造雙贏的機會。
近年來，會展產業結合了貿易、交通、金融、旅遊等多項相關產業，被稱為「火車頭型服務業」，而廣受重視。這促使圓桌會議積極發展創新的寶石計畫，以期將台灣的會展產業技術帶入中華經濟圈及國際市場，在世界舞台頭角崢嶸。（作者是中國生產力中心能力雜誌特約記者）
【2007/12/30 經濟日報】
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