時間管理》張金明 行程管理e指搞定

【經濟日報╱▉黃仁謙】

對鳳凰旅行社董事長張金明來說，手機簡訊、電子郵件是行程管理、追蹤工作進度的好幫手。 張金明是休旅業的好好先生，公司順利上櫃後，為了對每一位好友有交待，只要有人邀約，他一定會想辦法出席。 談到控管時間，張金明說，控管時間並不難，最困難的是，如何精確記住每一件事。雖然他有祕書，但由於每天在外東奔西跑，且很多朋友都是老交情，近八成邀約，都是直接打電話給他，或者是在其他場合碰面時，順便提出。 他指出，有些大老闆會以行事曆不在手上，或現在很忙為由，請別人和祕書聯絡安排時間，但這種方式不免給人刻意耍派頭的感覺。 為避免這種情況，張金明改採先記錄再安排的方法。如果時間允許，他會立即把邀約內容記錄在手機裡，或直接告訴對方手機號碼及電子郵件信箱，請他們將邀請函以簡訊或電子郵件傳給他。 收到邀請函後，他會馬上整理，並請祕書安排時間，再以電子郵件或簡訊回覆是否參加，如果排不出時間，會清楚告知原因。 張金明說，每天都有不同事情發生，很難當天處理完，透過電子郵件和簡訊溝通，雙方的思考也會更謹慎，最重要的是，如果雙方發生紛爭，也可當作證據，避免口說無憑，徒增事瑞。 為更精確掌握進度，沒有處理完的公事，張金明也會以簡訊或電子郵件轉發給自己，並載明處理狀況和下一次聯絡時間。他表示，這種方法雖然很土，卻很有效，「這麼多年來，從來沒有漏失過任何一場重要約會」。 【2008/12/01 經濟日報】