【經濟日報╱林行宜】
在網路發達的今日，人們已習於透過高便利性的各式電子通訊工具進行溝通。對於公務繁忙的主管而言，電子郵件、手機、即時通等，無異是效率化溝通的利器。
只不過，有些主管或因原本即不善人際溝通，或因過度仰賴電子通訊的便利性，即使溝通對象雖近在咫尺，也懶得跨過空間的距離，進行當面的溝通。
但溝通是一個複雜的歷程，除了以文字陳述內容外，也可運用聲調的大小、高低、強弱等變化，甚至運用臉部表情、肢體語言等，輔助正確的傳達訊息。運用電話等口頭溝通工具，少了肢體語言與表情的輔助，採用電子郵件等書寫溝通工具，又少了語調變化的輔助。
職場或商場上的正式溝通互動，少了表情、語調與肢體等輔助工具，便易生誤解。若沒有當面釐清，誤解便容易化為成見，一旦形成難以破解的成見，將會造成日後溝通的隱形障礙。
此外，中國人常說「見面三分情」。面對面溝通，為避免尷尬氣氛，用詞會相對婉轉，立場也會較有彈性。因此，電子通訊工具雖然方便又有效率，主管仍應多走動，多採面對面溝通，特別是複雜或機密的溝通議題，更應當面議定與討論。
若因空間限制，無法當面溝通，則應考慮先進行可以利用語調變化作為輔助的電話溝通。
至於文字溝通，應輔以當面溝通或電話溝通。例如，可在溝通前，先透過電子郵件傳輸書面資料，讓對方先行閱讀，以增進溝通效率。或於溝通完成後，透過電子郵件傳輸會談記錄，確認雙方對結論的認知是否相同。
電子郵件提高溝通的即時性與便利性，但也相對容易造成溝通的誤解。主管在處理重大議題的溝通時，須謹慎選用溝通媒介。若能交替搭配會面、電話與電子郵件等溝通工具，既可減少溝通誤解，也能透過新科技達成效率化溝通的目的。
【2007/10/31 經濟日報】
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