推展ERP 十大成功秘訣

【經濟日報／楊淑惠、童銘躍】 企業都莫不積極找尋適當的管理工具，以整合營運所需資源，發揮管理的綜效，企業資源規劃系統（ERP）因應而生。現今企業經營更走向國際化，24小時交易不打烊，軟硬體的提升、網路的透通性、整合電子簽核與多國語言功能，使得物件導向與多層式架構的WebERP，成為最佳的管理工具。 彙整多年來的輔導經驗，可歸納十項推動ERP系統成功的關鍵因素： 一.高階主管的全力支持：規劃高階人員參與專案組織，領導變革方向。 二.改善流程：不合理的流程應立即著手改善，否則以流程為導向的ERP系統，會產生停滯無法執行的困境。 三.確立導入目標：由於ERP系統的不同，不同模組與子系統功能無法全部滿足使用者，故需列出導入目標清單，針對無法滿足的部分，開會討論客製修改程式、修改流程或修正導入目標，對導入成功與否的量化績效計算才能有助益。也可以事先制定ERP導入各單位可能的關鍵績效指標（KPI），例如成本結算時間從五天縮短到三天等。 四.運用專案管理技巧：成立專案管理小組，專責專案人力與預算等資源的規劃與控制，避免成本浪費、失控。建置專案進度控管與活動流程制度等機制，避免過程紊亂、成員信心危機或成本超支。 五.教育訓練：上線前舉行使用單位教育訓練，說明新舊差異、原因及操作程序，建立作業標準書、選派單位指導員（種子教官），減少人員抗拒。 六.強化對ERP系統的了解：除事前慎選符合企業流程的ERP系統外，針對專案成員的教育訓練，必須深入。透過考試、系統模擬等或相關驗證程序，以確認人員對系統的了解程度。 七.正確的資料移轉：資料轉換活動規劃，需反複檢視資料有效性及一致性，確保資料的正確。 八.具經驗的ERP專案管理人：具經驗的ERP專案經理，能夠在事前精準評估（包括系統流程吻合度、軟硬體費用預估）；專案進行中有效掌控進度與成本支出；事後能夠成功結案。 九.軟體供應商與被輔導公司合作無間：在合約中明訂輔導顧問與ERP推動委員會各成員的責任、系統範圍（包括客製內容）、導入流程。彼此合作無間，是成功的先決條件。 十.系統上線驗收：除依導入目標（功能與流程面）逐項驗收外，對於輸出資料亦應詳細檢查結果的正確性，包括各類分析性報表或查詢資料的一致性。 值得一提的是，檢視ERP推導的成功與否，並非驗收完成在慶功宴上宣布結束，還要考量日後持續性使用或改善的可能性。因此，應妥善保存導入過程相關文件，並列為知識管理資料，還需進行系統文件、原始程式的版本控制，程式修改管理流程的持續推動、資訊安全的加強等周邊環境的管理，才能確保ERP系統的真正成功，為企業創造更高的營運績效。 （作者是中國生產力中心中區服務處顧問師） 【2006/11/12 經濟日報】