庫存管理 電腦幫大忙

■ 程日昌
庫存管理的目的在於儲存適當數量的物料，使供應不虞匱乏，以避免生產線停工待料或無法依時交貨的困境。但另一方面，卻要避免因為庫存過多，導致資金積壓、周轉困難和利息增加，徒增持有成本的負擔。近年來全球氣候異常，農作物欠收，致使各種原物料價格持續攀升，更凸顯正確庫存資訊的重要性。
前些日子颱風過後，青蔥價格飆漲，餐飲服務業者進貨成本增加不少。類似青蔥這類生鮮疏果，或原物料難以分攤到各項用料成本，應採定量領用、定期盤點，並分析領用與實際耗用，做為管理的依據。庫存管理的基本工作，除了記載及保留出、入庫的異動資料外，最重要的是即時提供各種相關報表，以供相關管理者瞭解庫存狀況，才能做出適當的採購或存貨處分等決策。
庫存管理作業通常分為進、銷、領、轉、調等五大項，進即採購進貨、進貨退回作業；銷即銷售出貨、銷貨退回作業；領即領用、領出退回；轉即轉撥、調撥，將庫存轉移至同工廠不同倉庫或同公司不同工廠倉庫；調即盤盈損調整(數量或成本)。
若將庫存管理作業電腦化，可利用電腦的快速處理及大量儲存能力，取代人工完成各項作業，在正確性與速度可遠超過人力。因此，庫存管理作業電腦化，依管理需要，應設立上述各項管理單據，以處理雜項入出、贈品入出、盤盈損調整、倉庫或製程報廢處理、費用類或部門別領用統計、暫收代管、借出還入、轉撥在途料品等等庫存管理工作。
同時，配合循環盤點作業，以月為周期，從庫存數量(金額)最多的成品、原料、半成品中，每次平均抽出數個品項進行盤點，在電腦MIS系統資料庫中的品項，應平均分配到每一次的循環盤點。如某品項經常發生帳實不符，須特別注意該存貨的進出。
要有即時、正確的庫存狀況，除了庫存管理人員應將異動單據立即、正確輸入電腦系統，且系統要有控制庫存的關帳日期與單據輸入日期，以利帳結外，庫存管理作業的良窳，也應列入庫存管理人員之績效考核項目之一。有良好的庫存正確性，才有準確的進銷存系統及物料需求規劃。
（作者是好樂迪集團資訊處資訊長/副總經理，政大EMBA 94級資訊管理組）
【2005/08/28 經濟日報】