適權適位 分工合理的組織運作

■ 鄭琳鋒
Q：本人目前於一家企業擔任中階主管，對上要負責起部門營業目標的達成，對下則要致力於激發部門人員的潛能，以發揮出團隊戰力。但在管理的過程，我發現到有些同仁對於工作職掌的認知，與我對他的期望有所出入；也有同仁私下發出「有能力的人工作與責任只會愈來愈重」的不平之鳴。坦白說，有時我確實會把重要的案子交給我心目中有能力、有經驗的屬下來執行，交給其他人我不放心，所以，「能者多勞」的狀況是免不了的，但這樣的狀況似乎有愈來愈明顯的趨勢，請問要如何解決？（台北讀者高祈鵬）
A：在企業中，沒有合理的工作分配，就談不上真正的授權。因此，適權適位，分工合理，明白釐清每一位成員的權利與責任，是企業落實日常管理極為重要的一環。
「能者多勞」是企業很常見的一種現象，我們常可以聽到有些企業員工在私下耳語：「在我們公司，做的人做死，閒的人閒死」。此話雖然是誇張了一些，但是不可諱言，很多主管總是傾向於將重要業務交辦給能力可以讓自己放心的部屬來執行，對愈放心的人就交代給他愈多的工作，而對愈不放心的人就愈不敢把事情交給他做，長久下來，因勞務不均而怨聲四起的情況，必然會發生。
要解決此一問題，建議可以透過「組織機能」展開與「工作分析」盤點等方法加以改善。搭配企業年度目標所展開的部門該年度全部作業活動項目，藉由組織機能釐清各部門內應負的職掌與透過合作分工精神展開其職位有關作業活動內容，確認應由部門內何種職位負責與其權限的設定。
工作分析，則是指從職位的角度來分析實質的工作內容，包括業務、責任程度、資格條件與他人關係，並考慮每個職位分工的合理性與適當性。可以藉由問卷調查法或面談法等各種技巧，釐清每位員工是否很清楚自己的工作職責與重點，也可以融合面談法、觀察法或藉由撰寫工作日誌來拉近員工與管的認知差距。透過工作分析的展開，將每個職位應負責內容、規範、工作項目等加以釐清與確認，並進行書面化作業，撰寫為職位說明書及工作規範，之後，透過職位說明書來列管工作項目與進行成果的追蹤與考核。
機能清楚、職權分明的組織運作，是達成企業目標及部門目標的重要前提。如此，才不至於發生上層主管把所有責任全部推給下層部屬承擔，光有權而不負責，形成「主管只出一張嘴」的情況，亦或者「有能力的人愈來愈累」，最終導致人才流失的結果，這都不是企業所樂見的事。（中國生產力中心品質管理組經理鄭琳鋒）
【2005/08/28 經濟日報】