■ 葉益成
我服務過的一家公司，請領文具毫無限制，結果每個人都有一台計算機、打孔機、訂書機、拔釘器…。但公司從沒思考擺滿每個人桌上的文具、用品，能不能共用？一般人都會自備的計算機，公司有必要供應嗎？
文具發放可用4W1H原則來檢視，即何時使用、使用在哪些地方、為何要訂購、如何使用、誰在使用。
為何需要訂購不同廠牌的筆、立可白和橡皮擦？為何訂購不同形態與尺寸的自黏性備忘貼紙？為何要買3,000元的超級計算機，而不是200元的簡單計算機？如此的探討過程，會讓你對很多「理所當然」的事情，感到疑惑與不解。
常見企業的辦公用品櫃塞滿各式各樣的文具，不要讓供應商隨時盤點補貨，因為，高庫存量會讓員工疏於節制。
在深入檢討文具需求後，你會發現真正需求的文具種類與品項更少，如此便可減少訂購次數、增加訂購數量，以享受更高的折扣。也可整合公司與集團的需求，集中採購，取得存貨與價位的平衡。
掌控文具支出重點有二，首先是確認物品的實用性和功能性，其次為購買權限和合理使用的追蹤管理。
（作者是ERA毅業國際組織亞洲區負責人暨中華毅業總裁、中華成本管控學會理事長。www.expense-reduction.com.tw）
【2005/11/16 經濟日報】
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